Befattningsbeskrivning för Sekreterare
En bra befattningsbeskrivning börjar med en spännande sammanfattning av den lediga platsen och dess roll inom företaget. Din sammanfattning bör ge en översikt över ditt företag och förväntningar med den lediga platsen. Ge en översikt över olika typer av verksamheter och ansvar som krävs för jobbet så arbetssökande kan avgöra om de är kvalificerade eller om jobbet passar bra.
Exempel på en jobbsammanfattning för Sekreterare
Vårt upptagna kontor accepterar för närvarande ansökningar för positionen som sekreteraren inom våran kundserviceavdelning. Den framgångsrika kandidaten kommer att utföra kvalificerat kontorsarbete och tillhandahålla generalsekretariat stöd till avdelningsadministratörer. Sekreteraren är ansvarig för att hjälpa till med avdelningslönen, upprätthålla finansiella register och underlätta kommunikationen mellan företagets avdelningar. Denna position är idealisk för någon som är motiverad, kan prioritera arbetsuppgifter när de kommer in och kan arbeta utan tillsyn.
Ansvarsområden och uppgifter för Sekreterare
Avsnittet om ansvarsområden och uppgifter är den viktigaste delen av befattningsbeskrivningen. Här bör du beskriva de funktioner som denna befattning kommer att utföra regelbundet, hur arbetet utförs inom organisationen och vem som arbetet rapporteras till.
- Hälsa på besökare och rikta dem till lämpliga avdelningar eller individer
- Svara på frågor personligen, via telefon eller e-post
- Utveckla och genomföra kontorsprocedurer
- Underhålla allmänna företagsrekordsystem för att upprätthålla korrekta filer
- Komponera brev, noteringar och e-postmeddelanden
- Gå igenom dokument, boka mötesrum, ordna konferenssamtal och ta meddelanden
- Utför administrativa uppgifter, inklusive arkivering och kopiering
Kvalifikationer och färdigheter för Sekreterare
Beskriv sedan de färdigheter som krävs och förväntas för befattningen. Detta kan omfatta utbildning, tidigare arbetslivserfarenhet, certifieringar och teknisk kompetens. Du kan också inkludera mjuka färdigheter och personliga egenskaper som förväntas för en lyckad anställning. Det kan vara frestande att göra en lång lista av kompetenser och krav, men att inkludera alltför många skulle kunna förhindra kvalificerade kandidater från att ansöka. Håll listan på kvalifikationer kort, men tillräckligt detaljerad med relevanta nyckelord och begrepp.
- Gymnasieexamen / Högskoleexamen
- 2+ års erfarenhet av kontorsarbete
- Erfarenhet i bokföring, revision och databehandling föredras
- Kunskap om specifika program, inklusive Word, Excel, SAP, Timelink och ActivePay
- Erfarenhet i att underhålla och prioritera en chefs kalender
- Kunna arbeta självständigt
- Vänligt och professionellt uppträdande
- Exceptionell skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga
*Informationen är avsedd som en hjälp till användarna av Indeeds webbplats. Vi vill understryka att vi inte ger några råd om rekryteringar eller i juridiska ärenden. Vi ansvarar inte heller för innehållet i jobbeskrivningarna och utfärdar inga garantier om eventuella resultat från användning av informationen.
