Befattningsbeskrivning för Kontorsassistent
En bra befattningsbeskrivning börjar med en spännande sammanfattning av den lediga platsen och dess roll inom företaget. Din sammanfattning bör ge en översikt över ditt företag och förväntningar med den lediga platsen. Ge en översikt över olika typer av verksamheter och ansvar som krävs för jobbet så arbetssökande kan avgöra om de är kvalificerade eller om jobbet passar bra.
Exempel på en jobbsammanfattning för Kontorsassistent
Vårt lilla men växande företag behöver en pålitlig, organiserad kontorsassistent för att hantera de dagliga administrativa aspekterna av att driva verksamheten. Den framgångsrika sökanden kommer att ha en positiv attityd, en önskan att arbeta så effektivt som möjligt, och utmärkt kommunikation med våra kunder. Om du har arbetat i ett kontor med högt tempo tidigare och du tycker om att skapa egna organisationssystem, vill vi gärna prata med dig. Det här jobbet kan innefatta lite övertid och tillfälligt helgarbete. Vi letar efter någon som kan fungera effektivt med liten eller ingen tillsyn och som kan hantera flera uppgifter på en gång utan att bli överväldigad.
Ansvarsområden och uppgifter för Kontorsassistent
Avsnittet om ansvarsområden och uppgifter är den viktigaste delen av befattningsbeskrivningen. Här bör du beskriva de funktioner som denna befattning kommer att utföra regelbundet, hur arbetet utförs inom organisationen och vem som arbetet rapporteras till.
- Besvara telefonsystem med sex linjer och dirigera samtal efter behov
- Planera och underhålla kontorets arkiverings- och lagringssystem
- Planera researrangemang för ledande befattningshavare samt kunder, när det är tillämpligt
- Välkomna klienter och leverantörer vid ankomst och hjälp dem hitta rätt kontor
- Bibehålla vårt kontorsmateriel
- Hämta dokument och filer när det begärs
- Hjälpa personalavledningen med att sortera och jämföra CV
- Läs och vägled inkommande post samt bearbeta utgående post
- Lätta redovisningsuppgifter
- Skapa, redigera och uppdatera kalkylblad
Kvalifikationer och färdigheter för Kontorsassistent
Beskriv sedan de färdigheter som krävs och förväntas för befattningen. Detta kan omfatta utbildning, tidigare arbetslivserfarenhet, certifieringar och teknisk kompetens. Du kan också inkludera mjuka färdigheter och personliga egenskaper som förväntas för en lyckad anställning. Det kan vara frestande att göra en lång lista av kompetenser och krav, men att inkludera alltför många skulle kunna förhindra kvalificerade kandidater från att ansöka. Håll listan på kvalifikationer kort, men tillräckligt detaljerad med relevanta nyckelord och begrepp.
- 2+ års erfarenhet i en administrativ roll
- Kandidatexamen föredrages
- 1+ års erfarenhet inom kundservice
- Skrivhastighet: Minst 60 ord per minut med 90% korrekthet
- Kännedom om mobilteknik
- Trevlig, vänlig disposition
- Stark kommunikationsförmåga
*Informationen är avsedd som en hjälp till användarna av Indeeds webbplats. Vi vill understryka att vi inte ger några råd om rekryteringar eller i juridiska ärenden. Vi ansvarar inte heller för innehållet i jobbeskrivningarna och utfärdar inga garantier om eventuella resultat från användning av informationen.
