Befattningsbeskrivning för Administrativ tjänsteman
En bra befattningsbeskrivning börjar med en spännande sammanfattning av den lediga platsen och dess roll inom företaget. Din sammanfattning bör ge en översikt över ditt företag och förväntningar med den lediga platsen. Ge en översikt över olika typer av verksamheter och ansvar som krävs för jobbet så arbetssökande kan avgöra om de är kvalificerade eller om jobbet passar bra.
Exempel på en jobbsammanfattning för Administrativ tjänsteman
Vår organisation söker en organiserad, arbetskraftsfull och självmotiverad administrativ tjänsteman för att hålla kontoret löpande. Den ideala kandidaten kommer att rapportera till flera chefer med minimal direkt övervakning och samtidigt uprätthålla kalendrarna och scheman för flera avdelningar. Därför måste han eller hon ha fantastiska tidshanterings- och organisationsförmåga. Kandidaten kommer att vara bekväm med general kontorsverksamhet, inklusive elektronisk korrespondens, arkivering, typrapportering och distribution av post. Vår administrativa tjänsteman är en av våra organisationers ansikten, och därför bör vi ha bra människor och kommunikationsförmåga för att vi ska kunna arbeta med våra kunder. Vi hoppas också att vår administrativa kontorist hjälper oss att identifiera sätt som vi kan bli mer effektiva genom att bidra med nya idéer för förbättring.
Ansvarsområden och uppgifter för Administrativ tjänsteman
Avsnittet om ansvarsområden och uppgifter är den viktigaste delen av befattningsbeskrivningen. Här bör du beskriva de funktioner som denna befattning kommer att utföra regelbundet, hur arbetet utförs inom organisationen och vem som arbetet rapporteras till.
- Hantera kontorsinteraktioner med besökare. Detta inkluderar hälsning och ledning av gäster, svar på telefonförfrågningar och hantering anhållan eller klagomål på ett professionellt sätt.
- Håll koll på lager och arbeta med leverantörerna för att säkerställa ett välutrustat kontor.
- Ibland resa off-site för att leverera filer och rapporter till olika avdelningar inom organisationen.
- Behåll filer med konfidentialitet i ett lättillgängligt format.
- Samordna kommunikation mellan olika avdelningar, planera möten, distribuera rapporter och hålla alla delar informerade om allmänt affärsverksamhet.
- Använd och underhåll kontorsmaskiner, inklusive kopiatorer, faxmaskiner och skrivare.
Kvalifikationer och färdigheter för Administrativ tjänsteman
Beskriv sedan de färdigheter som krävs och förväntas för befattningen. Detta kan omfatta utbildning, tidigare arbetslivserfarenhet, certifieringar och teknisk kompetens. Du kan också inkludera mjuka färdigheter och personliga egenskaper som förväntas för en lyckad anställning. Det kan vara frestande att göra en lång lista av kompetenser och krav, men att inkludera alltför många skulle kunna förhindra kvalificerade kandidater från att ansöka. Håll listan på kvalifikationer kort, men tillräckligt detaljerad med relevanta nyckelord och begrepp.
- Högskoleexamen eller likvärdighet krävs. Kandidatexamen föredrages.
- Erfarenhet i grundläggande bokföring och övervakning av finansiella transaktioner.
- Bra organisation, schemaplanering och tidshantering.
- Tidigare erfarenhet i administrativa uppgifter i en kontorsinställning föredrages.
- Kunskap om Microsoft Office med en skrivhastighet på minst 60 ord per minut.
- Utmärkta kommunikationskunskaper.
*Informationen är avsedd som en hjälp till användarna av Indeeds webbplats. Vi vill understryka att vi inte ger några råd om rekryteringar eller i juridiska ärenden. Vi ansvarar inte heller för innehållet i jobbeskrivningarna och utfärdar inga garantier om eventuella resultat från användning av informationen.
