11 tips för att hantera anställda som jobbar på distans

05.05.2020

 
Tack vare ny teknik och ändrad företagspolicy är arbete på distans vanligare än någonsin. Som ledare kommer du antagligen så småningom att få i uppgift att hantera personal som arbetar på distans på antingen del- eller heltid.

 
Även om distansarbete erbjuder många fördelar för både anställda och arbetsgivare kan det ibland uppstå utmaningar för en teamledare. För att hjälpa dig övervinna dessa hinder och se till att du och dina anställda är så effektiva som möjligt följer här 11 tips för att hantera personal som jobbar på distans.

 

1. Beskriv omgående tydliga förväntningar

Se till att alla anställda vet exakt vad du förväntar dig. Låt dem till exempel veta hur ofta du vill att de ska checka in, om du vill att de ska höra av sig innan de avslutar arbetsdagen, eller om de ska logga sin tid. Vissa ledare förväntar sig uppdateringar från alla teammedlemmar på daglig basis, medan andra nöjer sig med en veckorapport. Genom att låta ditt team veta vad du önskar ser du till att ni är i synk.

 

2. Dokumentera er kommunikationsstrategi

Förutom att informera alla gruppmedlemmar individuellt om dina förväntningar är det också viktigt att dokumentera kommunikationsprocessen så att de som jobbar på distans har något att hänvisa till. Beskriv exempelvis vilka slags frågor som kräver ett gruppmöte eller videosamtal jämfört med ett sms eller e-postmeddelande. Ge också information om tidsplan och svarstid, till exempel hur snart du förväntar dig ett svar på ett e-postmeddelande under arbetstid.

 

3. Engagera dig så ofta som möjligt

Det är viktigt att du tar dig tid att ha direktkontakt med distansarbetarna minst en gång om dagen, oavsett om det är via e-post, direktmeddelande, telefon eller videochatt. Ju längre tid som går utan att du kontaktar dem, desto mer sannolikt är det att de känner sig utanför och blir oengagerade i arbetet, vilket kan leda till dålig prestation och omsättning. En konsekvent interaktion med varje gruppmedlem, oavsett om de arbetar på distans eller inte, bidrar till att de känner sig delaktiga.

 

4. Schemalägg återkommande teammöten

Oavsett om ditt team jobbar helt eller delvis på distans är det viktigt att du planerar regelbundna gruppmöten och virtuella live-evenemang för att skapa en känsla av gemenskap och främja samarbetet mellan medarbetarna. Dessa möten hjälper dem att lära känna varandra, bygga upp relationer, och känna sig mer benägna att samarbeta och kommunicera med varandra regelbundet.
 
Dessutom får distansarbetarna genom teammöten möjlighet att bidra med sina idéer och klara upp eventuella missförstånd angående projektets detaljer och förväntningar.

 

5. Var tydlig

Personal ser ofta sina ledare som en förebild på hur man ska uppträda i arbetsmiljöer, och om du är öppen och ärlig blir de mer benägna att göra detsamma. Genom att göra öppenhet till en del av din teamkultur är det lättare att bygga upp förtroende hos alla anställda och se till att de känner sig bekväma med att komma till dig med frågor eller problem, och vet att du skulle göra samma sak.
 
Se bara till att du är lika öppen mot alla teammedlemmar. Om du till exempel har nyheter att berätta, ska du vara noga med att meddela alla teammedlemmar samtidigt. På så sätt känner inte de distansanställda som att de sist får höra vad som händer på kontoret, eller att du avsiktligt har undanhållit information från dem.

 

6. Skapa en god relation med varje teammedlem

Ta dig alltid tid att lära känna de teammedlemmar som jobbar på distans på samma sätt som de som inte gör det, till exempel angående deras hobbyer, intressen och karriärambitioner.

 
Även om du känner dig pressad att fokusera på jobbet under ett samtal eller en videochatt, ska du alltid avsätta några minuter för småprat i början eller slutet av dina möten – precis som du skulle göra i ett fysiskt möte. Att helt enkelt fråga om hur den anställda har haft det i helgen, fråga om familjen eller kolla om de har några planer inför semestern kan göra att de känner sig mer bekväma med dig och engagerade i jobbet, och du blir en mer effektiv ledare.

 

7. Använd tekniken för att övervinna geografiska gränser

Samma teknik som ditt företag använder för att möjliggöra distansarbete kan också utnyttjas för att bygga en community. Använd verktyg för mer personliga interaktioner och skapa utrymmen (som separata kanaler för direktmeddelanden eller onlineforum) där de anställda kan diskutera ämnen som inte är arbetsrelaterade under pauser, och därigenom bygga relationer.

 
Det är också bra att skapa en distansversion av allt som görs lokalt. Om ni till exempel har en tradition på kontoret att sjunga ”Ha den äran idag” till personalen, se då till att göra samma sak för distansjobbarna genom att samla teamet i ett videosamtal.

 

8. Avsätt tid för regelbundna konversationer på tu man hand

När du har mycket att göra är det lätt att avboka eller skjuta upp till synes oväsentliga händelser som ett samtal på tu man hand. Men dessa möten är avgörande för att du ska kunna hantera distansarbetarna på ett effektivt sätt. Det beror på att de ofta missar små uppdateringar och spontana möten som kan ske under dagen, så de kanske inte är lika uppdaterade som de lokalanställda.
 
Gör ditt bästa för att hålla möten på tu man hand vid samma tid varje eller varannan vecka och ge varje distansanställd minst en halvtimme av din odelade uppmärksamhet så att de kan ställa frågor, ta upp orosmoln eller tala om sina idéer.

 

9. Exkludera inte dem som jobbar på distans

När personal arbetar på ett kontor där samtal sker organiskt kan spontana småprat i köket förvandlas till viktiga samtal i vilka du eller någon av dina teammedlemmar delar viktig information. Om dessa konversationer utvecklas måste du se till att även distansarbetarna får veta så snabbt som möjligt.
 
Det är avgörande att du aldrig utesluter distansanställda från meningsfulla diskussioner om företagets mål, visioner och planer. Annars kan de börja känna sig utanför och undervärderade. Skicka ut en enkät om personalnöjdhet då och då för att mäta hur de som jobbar på distans känner kring sin arbetsmiljö.

 

10. Undvik mikrostyrning

Det som kan verka lockande för anställda med att jobba på distans är autonomin, självbestämmandet. Men när du inte sitter bredvid din medarbetare är det lätt att anta att han eller hon inte jobbar eller gör de uppgifter du har delegerat till dem. Detta kan snabbt utvecklas till ett mikrostyrningsbeteende där ledaren bombarderar dem som jobbar hemma med en massa kommunikation och hela tiden frågar hur det går.
 
Men mikrostyrning av de medarbetare som jobbar på distans kan vara stressande för båda parter och få de anställda att känna att du inte litar på dem. Fokusera istället på resultat och mål snarare än aktivitet. Så länge de anställda gör jobbet bra och i tid är deras arbetsstil irrelevant.
 
Samtidigt är det viktigt att distansmedarbetaren inte utnyttjar sin autonomi genom att slösa bort tid och ignorera arbetsbelastningen. Vissa anställda har inte rätt självdisciplin för distansarbete, och det är viktigt att du känner igen detta beteende snabbt innan det påverkar teamets produktivitet.

 

11. Skapa en ”öppen dörr”-policy

Distansanställda kan känna att de stör dig genom att kontakta dig utanför schemalagda mötestider, särskilt om ni arbetar i olika tidszoner. För att förhindra detta skapar du en ”öppen dörr”-policy där både distansanställda och icke-distansanställda kan kontakta dig när som helst.
 
Kom ihåg: även om de anställda på kontoret kan se när du är på möten, ute på lunch eller inte inne på kontoret, kan de distansanställda inte veta om du är på din arbetsplats eller inte. Om du inte är tillgänglig när en distansarbetare försöker komma i kontakt med dig, ansträng dig då för att svara så snabbt som möjligt.
 
Om du inte är van vid att hantera distansanställda kan du stå inför en inlärningskurva. Genom att följa dessa elva tips kan du dock skapa ett effektivt system, underlätta kommunikationen och se till att alla anställda når så stor framgång som möjligt.

 

*Informationen är avsedd som en hjälp till användarna av Indeeds webbplats. Vi vill understryka att vi inte ger några råd om rekryteringar eller i juridiska ärenden. Vi ansvarar inte heller för innehållet i jobbeskrivningarna och utfärdar inga garantier om eventuella resultat från användning av informationen.