Ställ om till distansarbete under utbrottet av COVID-19

27.04.2020

 
Många verksamheter runtom i världen låter nu personalen jobba delvis eller helt på distans som ett reaktion på COVID-19-pandemin. När fler verksamheter stänger på grund av det ökande antalet fall av coronaviruset är det viktigt att hitta effektiva sätt att övergå till arbete hemifrån. När du förbereder din personal för distansarbete kan du ta hjälp av informationen i den här guiden för att underlätta planeringen.

 

I den här guiden går vi igenom:
 


 

Hur du planerar för en övergång till distansarbeten

De här stegen kan hjälpa dig att utforma din plan för övergång till distansarbete:

 

1. Samarbeta med chefer och teamledare

När du planerar en övergång till distansarbete är det viktigt att diskutera idéer och strategier med personal i ledande roller. Låt till exempel teamledare och chefer brainstorma och komma med synpunkter på vilka verktyg som är bäst, hur ni kan engagera de anställda och när ni ska planera för teamsamarbete med onlinemetoder. Uppmuntra även chefer, teamledare och arbetsledare att föregå med gott exempel så att förändringen når ut i hela organisationen. Om exempelvis högre chefer slutar komma till kontoret och börjar jobba på distans blir det en signal till andra anställda att de kan göra samma sak.

 
Under brainstormingen kan du inleda samtalet med frågor som:
 

  • Vilka kommunikationsplattformar ska vi använda för att behålla kontakten med medarbetarna?
  • Vilken app för videokonferenser är bäst för att genomföra teammöten?
  • Hur säkerställer vi medarbetarnas produktivitet och engagemang?


 

2. Välj en pålitlig kommunikationsmetod för viktig information

Var transparent med din personal när det gäller övergången till distansarbete genom att använda de kommunikationskanaler som de flesta av dina anställda använder. Främja öppen kommunikation och skapa olika kanaler eller grupper inom era kommunikationsverktyg där medarbetarna kan dela information, umgås och prata med varandra. Gör det enkelt genom att välja ut en pålitlig kommunikationsplattform som alla använder för att hålla kontakt, ställa frågor och ge feedback. Med ett enda utvalt verktyg blir det enklare att dela och få viktig information om arbetet och sprida senaste nytt när det gäller virusutbrottet.

 

3. Sätt ihop ett ledningsteam på distans

Medarbetarna behöver vägledning och feedback från chefer och teamledare för att kunna arbeta hemifrån på ett effektivt sätt. Identifiera nyckelchefer som ska vara ansvariga för att leda och stödja olika verksamhetsprocesser så att alla vet vem de ska rapportera till. Överväg till exempel att sätta ihop ett ledningsteam som har ansvar för projektutveckling, kvalitetssäkring och andra processer inom verksamhetens arbetsflöden.

 

4. Ta fram ett resursverktyg för distansarbete (till exempel ett dokument med vanliga frågor och svar)

Medarbetare kan ha frågor kring vad de kan förvänta sig när det gäller arbetsuppgifter på distans och andra frågor med koppling till utbrottet av coronaviruset. Därför är det viktigt att erbjuda en onlineresurs, till exempel en sida med vanliga frågor och svar angående produktivitet, balans mellan arbete och fritid eller hälsoinformation. Du kan till exempel lägga upp ett gemensamt dokument på en onlinetjänst där de kan logga in och titta efter uppdateringar.

 
Du bör även ha en regelbunden kommunikation med medarbetarna så att du får kunskap om deras funderingar och förslag, så att du kan svara på eventuella frågor och lägga till mer information i resursen. Håll personalen uppdaterad om de senaste nyheterna när det gäller COVID-19 genom att ta med en aktuell lista med länkar till pålitliga nyheter, medier och hälsouppdateringar om pandemin.

 

5. Gör en kommunikationsplan

När man går över till distansarbete är det avgörande att kommunikationen är effektiv, så det är viktigt att du tar fram en plan för regelbunden kontakt. Överväg att börja med teammöten varje vecka via videokonferens så att du vet hur arbetet fortskrider. På samma sätt kan dagliga e-postmeddelanden med viktiga uppdateringar gällandeslutförda projekt, den senaste projektutvecklingen och andra uppgifter hjälpa medarbetarna att hålla sig informerade.

 

6. Effektivisera tekniken och verktygen

Övergången till distansarbete är ofta beroende av verktyg och resurser som får arbetsprocesserna att fungera smidigt. Kommunikationsverktyg, produktivitetsverktyg och projektledningsverktyg är nödvändiga för att arbetet även fortsättningsvis ska utföras på ett konsekvent sätt inom olika verksamhetsområden. Det är dock viktigt att du bara introducerar de verktyg som är nödvändiga för att du och din personal ska kunna utföra arbetsuppgifter och hålla kontakten. Det kan räcka med exempelvis ett ordbehandlingsprogram online, ett kommunikationsverktyg för hela företaget och en plattform för videokonferenser för att hela personalen ska komma igång med distansarbetet.

 

Tips på hur du kan hålla igång verksamheten under COVID-19-pandemin

Överväg följande när du ska leda personal på distans:

 

Förse medarbetarna med utrustning från företaget om möjligt

Detta styrs av vilka behov teamen har för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Om exempelvis andra i familjen ofta använder de anställdas hemdatorer, kan det underlätta om de kan ta med sig sina bärbara datorer hem från kontoret. I slutändan avgörs beslutet av en kombination av hur mycket det kostar att förse medarbetarna med kontorsutrustning och hur mycket företaget på ett säkert sätt kan skicka hem med personalen. Överväg att skapa ett ”utcheckningssystem” innan de lämnar kontoret. Logga utrustningen som medarbetarna lånar hem så att du har koll på dyrbar utrustning.

 

Intervjua och rekrytera medarbetare på distans

Om du ska börja intervjua eller behöver rekrytera nya teammedlemmar kan du göra det helt och hållet online. Använd en plattform för videokonferenser som Skype eller Zoom för att göra intervjuer, eller genomför telefonintervjuer. Överväg att skapa ett delbart dokument som ger nyanställda företagsinformation, till exempel handböcker för anställda och andra viktiga dokument. Om du har formulär som behöver undertecknas kan du dessutom använda program som DocuSign för att skicka och ta emot konfidentiella papper på ett säkert sätt.

 

Integrera verktygen för onlinekommunikation

Planera in regelbundna avstämningar där du går igenom medarbetarnas arbete, svarar på frågor och tilldelar nya arbetsuppgifter. Se till att teamen kan hålla kontakten via kommunikationsplattformar online med fildelning och privata chattfunktioner. Sådana verktyg är användbara för att organisera arbetsflödet och dela information när många arbetar på distans, och de kan bidra till att medarbetarna fortsätter att vara engagerade och produktiva. Om du märker att en del inte hörs av så mycket i kommunikationskanalerna kan du kontakta dem individuellt och planera in möten med dem på distans.

 

Underlätta balansen mellan arbete och fritid

Utse en teamledare som leder mindre grupper av medarbetare under distansarbetet. Dessa ledare kan fungera som mentorer som ger professionellt stöd och kommer med vänliga råd som uppmuntrar medarbetarna att skapa tydliga gränser mellan arbete och fritid. Teamledarna kan också ge moraliskt stöd till medarbetare som behöver hitta en tyst plats utan distraktioner som de kan göra till sin arbetsplats. I slutet av varje arbetsdag kan teamledarna höra av sig till sina team för att höra hur det går och se till att medarbetarna inte arbetar för mycket. Sist men inte minst kan du överväga att ordna after work och aktiviteter på distans. Plugin-program som Netflix Party gör det möjligt för användare att titta på film tillsammans. Använd videokonferenser för att bestämma en tid då ni kan äta lunch tillsammans eller ha dagliga samtal med videokameran på.

 

Använda och dela tillgängliga samhällsresurser och medicinska resurser

Folkhälsomyndigheten har samlat all information om COVID-19 på sin hemsida. Även Sveriges regering har sammanställt råd och information gällande smittan för både företag och arbetstagare samt länkar till andra myndigheter eller resurser online.

 
Sist men inte minst är det viktigt att komma ihåg att övergången till distansarbete kräver att både chefer och övrig personal gör allt de kan för att få en så smidig övergång som möjligt. Håll medarbetarna uppdaterade och ge moraliskt stöd så att förändringen blir effektiv.
 

*Informationen är avsedd som en hjälp till användarna av Indeeds webbplats. Vi vill understryka att vi inte ger några råd om rekryteringar eller i juridiska ärenden. Vi ansvarar inte heller för innehållet i jobbeskrivningarna och utfärdar inga garantier om eventuella resultat från användning av informationen.