Kommunicera på ett strategiskt sätt
Även om det inte går att småprata med sina kollegor under fikarasten när man jobbar hemifrån, är chattmeddelanden och sms ett populärt alternativ. Men inte alla kommunikationssätt är lika bra: forskning visar att personliga konversationer bygger förtroende, möjliggör en mer nyanserad kommunikation och får människor att vara mer uppmärksamma.
Om de som jobbar hemifrån tillbringar några dagar på kontoret, är det bra att passa på att ha personliga möten under den tiden. När det inte är möjligt, är det bättre att använda video- eller telefonsamtal eftersom det är mer personligt än skriftlig kommunikation.
Ange vad du har för förväntningar för att era virtuella möten ska vara så effektiva som möjligt. Du kan till exempel förbjuda multitasking eller att deltagarna använder andra enheter under mötena – det är distraherande, och det är vetenskapligt känt att människor inte är särskilt bra på det. Se även till att alla får möjlighet att bidra till mötet, både genom ostrukturerad tid där ni kan prata fritt, och genom strukturerad tid där deltagarna kan lägga till punkter på dagordningen.
Eftersom det är lätt för den som arbetar hemifrån att känna sig utanför, är det viktigt att ha regelbunden kontakt. Om du och ditt team inte jobbar på samma plats kan du schemalägga regelbundna möten. Annars är det lätt hänt att ni inte hörs av på några veckor. Det bidrar även till att förhindra isolering och missförstånd.
Men om de anställda ständigt skickar meddelanden till dig, kan det vara dags att sätta gränser eller undersöka om det inte är bättre för dem att arbeta på kontoret.
Ange tydliga förväntningar
Mycket försvinner när vi använder textbaserade konversationer (till exempel e-post eller snabbmeddelanden), eftersom det inte går att läsa av den andra personens kroppsspråk.
Exempelvis kan en kortfattad begäran uppfattas som ett maktspel när den inte följs av ett leende och lite bakgrundsinformation. Även när avsikterna är tydliga, är det mindre troligt att människor svarar på e-postförfrågningar än personliga förfrågningar.
Därför är det viktigt att göra klart för teamet vad du har för förväntningar. Ge tydliga beskrivningar av uppgifter eller förfrågningar, förklara vad du förväntar dig av den anställda och ge en deadline. Var sedan tillgänglig så att du kan svara på eventuella frågor.
Gör det mer personligt
Det är lätt hänt att de som jobbar hemifrån känner att de inte är med i gemenskapen på kontoret. Det är viktigt att bygga upp förtroende och främja samarbetet mellan de som jobbar på kontoret och de som jobbar hemifrån.
Försök att planera in ostrukturerade aktiviteter när hela teamet kan tillbringa tid tillsammans, i syfte att främja samarbetet. Forskning visar att ”strukturerad ostrukturerad tid” hjälper teammedlemmarna att bättre förstå varandra och prestera bättre.
I en undersökning fick anställda större förståelse för medarbetarnas inställningar och beteenden genom att virtuellt visa upp sina arbetsplatser för varandra. Enligt Harvard Business School kan det till och med räcka med så lite som sex minuter i början av ett samtal för anställda att berätta om vad de arbetar med eller diskutera saker från sina privatliv för att förbättra samarbetet i teamet.
Bara för att en anställd jobbar hemifrån betyder det inte att det är omöjligt med fysiska möten. Planera in träffar för hela teamet på kontoret eller på annan plats för att främja gemenskapen.
Slutsats
Det kan finnas många olika typer av distansarbete, från anställda som arbetar hemifrån en eller två dagar i veckan till de som bor i en helt annan stad (eller land) från huvudkontoret. Olika roller passar också bättre eller sämre för distansarbete
Det bästa sättet att hantera distansarbetare beror på ditt team och den övriga verksamheten. För anställda som bara ibland arbetar hemifrån kan chefer använda samma tillvägagångssätt och rutiner som de använder för de som arbetar på kontoret. Men chefer som har ansvar för ett helt team med distansarbetare kan behöva använda olika strategier för kommunikation och målsättning.
På grund av efterfrågan från anställda kan möjligheten att arbeta hemifrån bidra till att locka och behålla kompetens. Med noggrann planering kan du hjälpa geografiskt spridda team att få mer sammanhållning och bli mer produktiva.
