Navigera osäkerheten kring ditt företag under COVID-19

22.04.2020

 
Läs om hur du förbereder en tillfällig nedstängning, hanterar kortare arbetstider och tips på hur du kan förändra arbetsplatsen.

 
Snabbnavigering:


 

Det här behöver du veta

Världshälsoorganisationen, WHO, har informerat att det nya coronaviruset COVID-19 är en pandemi. Virusets höga smittsamhet har fått myndigheter runt om i världen att begränsa folksamlingar och kontakter mellan medborgare genom att ställa in större evenemang, stänga skolor och upprätta karantänzoner. Företag kan förvänta sig att få färre kunder och kanske till och med uppmaningar från myndigheter att stänga fysiska butiker och arbetsplatser tills hotet från viruset reduceras.

 
COVID-19-pandemin är en situation som utvecklas snabbt globalt. Näringsidkare kan ha nytta av att regelbundet läsa trovärdiga källor från media och hälsovård som nedanstående när de planerar och vidtar åtgärder:
 

 
Företag och verksamheter kan förvänta sig avbrott eller förändrade rutiner. Lugna medarbetare och kunder genom att ha en tydlig och frekvent kommunikation angående förändringar i verksamheten.

 

Så här förbereder du en tillfällig nedstängning

En del företag kan besluta sig för att stänga ned tillfälligt, antingen på eget initiativ eller på grund av instruktioner från myndigheterna. Oavsett anledning är det bäst att fundera på försiktighetsåtgärder omedelbart så att medarbetare och kunder vet vad de kan förvänta sig ifall verksamheten tillfälligt behöver stängas ned. Använd de här stegen när du skapar en åtgärdsplan för företaget:

 

1. Blicka framåt

Först ska du fundera på vilka alternativ verksamheten har när det gäller stängning. Du kan ta hjälp av krisinformation från svenska myndigheter för att förstå utmaningarna som företag ställs inför under pandemin. Fundera på företagets ekonomiska hälsa, medarbetarnas välbefinnande och konsumentsäkerhet när du hittar det bästa alternativet för din organisation.
 
Exempel: Skapa en lönsamhetsanalys för att bedöma möjligheten till en tillfällig nedstängning. Ange alla relaterade faktorer som medarbetarnas välbefinnande, ekonomisk stabilitet och kvarhållande av kunder. Använd det här för att etablera när och hur länge du ska stänga ned din verksamhet.

 

2. Kommunicera ärligt med dina kunder

När du ska stänga ned verksamheten tillfälligt ska du tydligt och enhetligt kommunicera med kunderna om varför du stänger ned, hur du kommer att upprätthålla kontakten och när du avser komma tillbaka. Att uppdatera företagets webbplats och kanaler för sociala medier är ett bra sätt att bibehålla kontakten med kunderna. Framförallt ska du vara ärlig.
 
Exempel på budskap: ”Er hälsa och säkerhet, samt hälsa och säkerhet för våra kunder har högsta prioritet. Vi har fattat det svåra beslutet att stänga ned vår verksamhet under de kommande två veckorna för att bidra till att minska spridningen av COVID-19. Kontrollera vår webbplats och sociala medier regelbundet för uppdateringar om när vi öppnar igen. Fortsätt att skydda dig och håll dig frisk.”

 

3. Planera tillsammans med medarbetarna

Diskutera den tillfälliga nedstängningen med dina medarbetare. De kommer att ha frågor och funderingar så du bör förbereda dig på att diskutera med dem och besvara frågor så gott du kan. Se till att du har planer redo för att hantera friställningar och permitteringar. Skapa kommunikationskanaler för dina medarbetare så att du kan uppdatera dem om nyöppnandet.
 
Exempel: Utforma en plats med svar på vanliga frågor där du förvarnar om ämnet så att medarbetarna får möjlighet att smälta nyheterna och hinner förbereda frågor. Samla information och resurser som du kan förse dina medarbetare med under mötet.

 

4. Rådgör med din revisor

Träffa din revisor och förbered deklarationer eller annat pappersarbete inför verksamhetens tillfälliga stängning. Din revisor kan ge bästa praxis för ekonomi och juridik vid tillfälliga nedstängningar.
 
Exempel: Ta med din lista över för- och nackdelar så att revisorn kan granska dem. Be om ekonomisk vägledning för en kortvarig stängning av din verksamhet med ekonomiskt rimliga metoder.

 

5. Erbjud medarbetarna alternativ

Om du kan bör du ge medarbetarna alternativ avseende deras anställningsstatus under den tillfälliga nedstängningen och tips på resurser från myndigheter som kan hjälpa dem medan de är arbetslösa. Vissa arbetstagare kan föredra att permitteras istället för att friställas och andra kan föredra att permitteras. Undersök lokala villkor.
 
Exempel på budskap: ”Gå igenom följande alternativ under butikens tillfälliga nedstängning. Fundera på om du föredrar att permitteras eller friställas. Vi kommer att göra så gott vi kan för att hjälpa dig under den här svåra tiden. Titta också på de här resurserna för att se vilken ersättning du kan söka.”

 
Användbara resurser för medarbetare:
 

 

Så här hanterar du kortare öppettider

Snarare än att stänga under en tillfällig period kan vissa verksamheter välja att korta ned öppettiderna. Genom att korta ned öppettiderna kan du minska utgifterna samtidigt som företaget har kvar en del intäkter. Precis som när du förbereder för en tillfällig nedstängning är det viktigt för företag att fundera på nackdelar och fördelar med kortare öppettider. Använd dessa steg för att etablera bästa praxis för nedkortad arbetstid:

 

1. Prata med medarbetarna

Informera medarbetarna om att du planerar att korta ned öppettiderna. Diskutera anledningen och effekten som kortare öppettider kommer att ha direkt på medarbetarna och deras lön. Förbered dig på att medarbetare kommer att ha frågor om processen och hur det påverkar dem personligen.
 
Exempel på budskap: ”Från och med nästa måndag kommer vi att korta ned öppettiderna. Det kommer att påverka all personal men i synnerhet teamet som jobbar direkt vid disken. Jag vet att ni har frågor om det här men jag vill be er att först läsa översikten som jag har sammanställt. Jag kommer att svara på frågor efter att vi har gått igenom all information.”

 

2. Var tydlig

När du publicerar de förkortade öppettiderna ger du en förklaring till kunderna. Förklara varför verksamheten behöver korta ned arbetstiden och vilka försiktighetsåtgärder som ni avser att vidta för att skydda medarbetare och kunder från COVID-19. Erbjud resurser för att hålla kontakten med företaget online, genom webbplatsen och sociala medier. Uppdatera dessa källor regelbundet med nya öppettider och andra förändringar i verksamheten.
 
Exempel på budskap: ”Bästa kunder! Vi kommer att korta ned öppettiderna nästa vecka. Butiken kommer att öppna kl 10.00 och stänga kl 16.00 från och med måndag. Din hälsa och våra medarbetares hälsa har högsta prioritet. Med kortare öppettid hinner vi desinficera butiken noggrant och fylla på hyllorna. Följ våra kanaler för sociala medier för alla förändringar av öppettider.”

 

3. Erbjud flexibilitet

Hitta sätt att erbjuda flexibilitet till personalen. Om det uppfyller företagets behov ger du personalen ett alternativ för hur många timmar de ska jobba. Vissa har kanske barn som inte är i skolan, vilket kan påverka deras normala arbetstid. Fråga dina medarbetare vilken tid som fungerar bäst för dem när öppettiderna är nedkortade.
 
Exempel på budskap: ”Bästa team! Jag vet att stängningen av skola och dagis innebär att en del av er inte kan arbeta under vanliga arbetstider. Kontakta mig före slutet av arbetsveckan om du vill arbeta utanför normal arbetstid. Vi ska göra vad vi kan för att möta dina behov.”

 

4. Gå över till onlineförsäljning

Om du begränsar arbetstiden i en fysisk butik kan du fundera på att flytta verksamheten till webben. Du kan öka medvetenheten om varumärket och potentiellt konvertera nya kunder. Onlineförsäljning omfattar inte fysisk interaktion, vilket är säkrare för både medarbetare och kunder.
 
Exempel: Om ditt företag i första hand säljer i butik ska du börja avisera flytten till onlineförsäljning i den fysiska butiken så snart som möjligt. Använd e-postlistor, sociala medier och din webbplats för att få ut budskapet om din onlinemarknad till nuvarande och potentiella kunder.

 

5. Fundera på distansarbete

Om möjligt erbjuder du medarbetarna att arbeta på distans. Skapa system för onlinekommunikation för dina medarbetare samt för ansvarsfördelning och uppgiftshantering så att du kan övervaka produktiviteten på distans.
 
Exempel på budskap: ”Bästa teammedlem! Om du är intresserad av att arbeta på distans ska du delta i onlineutbildning på onsdag. Om du inte är säker på att du kan utföra ditt jobb hemifrån kan du komma till mitt kontor för att diskutera andra alternativ.”

 
Relaterad artikel: Ställ om till distansarbete under utbrottet av COVID-19

 

Tips på förändringar av arbetsplatsen

Oavsett om företaget väljer att tillfälligt stänga, reducera öppettiderna, förändra verksamheten på något annat sätt eller om du vill fortsätta som vanligt, kan du förvänta dig att dina normala tjänster kommer att påverkas.

 
Använd dessa tips när du förbereder och hanterar ditt företag under den här tiden:
 

  • Avboka företagsresor: Avbryt alla icke-nödvändiga affärsresor. Istället ska du kommunicera med intressenter online genom videochattar eller flytta fram resan några månader.
  • Ha virtuella möten: Ha virtuella möten snarare än fysiska. Webbplatser och appar som är till för stora gruppmöten online kan göra processen smidigare.
  • Rensa arbetsplatsen: Rengör och sterilisera din arbetsplats regelbundet. Det omfattar både alla yttre platser som kunder besöker och alla personalutrymmen.
  • Prata med leveranskedjan: Håll kontakten med din leveranskedja. Det kan uppstå störningar längs vägen, vilket kan påverka din förmåga att tillverka produkten och förmedla den till kunderna.
  • Gå igenom verksamhetens policy för avbrottsförsäkring: Många företag har köpt företagsförsäkringar för att få hjälp under svåra tider. Granska din försäkring noga, eftersom vissa försäkringsföretag inte täcker infektionssjukdomar eller pandemier. Kontrollera med ditt försäkringsbolag för att se vilka alternativ du har om COVID-19 påverkar lönsamheten.
  • Tillsätt ett råd: Tillsätt ett råd med medarbetare som hanterar frågor som rör COVID-19 i takt med att de uppstår. Genom att ligga före förändringar av verksamheten får företaget tid att skapa beredskapsplaner och vid behov förbereda omedelbara åtgärder.
  • Övervaka situationen dagligen: Kontrollera trovärdiga källor som WHO och Folkhälsomyndigheten för uppdateringar av policyer för affärsrutiner och karantänåtgärder.
  • Prata med HR: Förbered HR-avdelningen på samtal från medarbetare om förändrad lön, ändrade arbetstider eller förmåner i takt med att företaget hanterar omställningen på grund av COVID-19.
  • Var fortsatt tydlig: Fortsätt att kommunicera med dina medarbetare och kunder ofta. Var fortsatt transparent och ge uppdateringar så ofta som du kan.

 

*Informationen är avsedd som en hjälp till användarna av Indeeds webbplats. Vi vill understryka att vi inte ger några råd om rekryteringar eller i juridiska ärenden. Vi ansvarar inte heller för innehållet i jobbeskrivningarna och utfärdar inga garantier om eventuella resultat från användning av informationen.