Kommunikationstips för företag under COVID-19

05.05.2020

 
Alla företag, stora som små, behöver en plan för problemhantering och strategisk kommunikation så att de kan hålla samma höga kvalitet på sina tjänster även när de ställs inför utmaningar. I en krissituation som nu när coronaviruset (COVID-19) sprids, gör en effektiv kommunikation från företag till medarbetare och kunder att alla får viktig information och uppdateringar om verksamheten när de behöver det. Företag som förmår kommunicera effektivt med sina medarbetare, intressenter och kunder under en pandemi stärker även sammanhållningen och slår vakt om sin framtida verksamhet. Läs våra tips på hur du utvecklar en kommunikationsplan som hjälper ditt företag att klara sig genom coronaviruskrisen.

 
I den här guiden går vi igenom:


 

Hur du skapar en kommunikationsplan för företag i kristider

Med hjälp av de här stegen kan du utveckla och implementera en effektiv kommunikationsplan för ditt företag under coronaviruskrisen:

 

1. Skapa ett krishanteringsteam

Inrätta ett blandat team med fem till sju personer från olika avdelningar inom organisationen, till exempel hälsa, säkerhet och miljö, juridik, försäljning, drift, kommunikation, HR, marknadsföring och leveranskedjan. Om gruppen är liten blir kommunikationen smidigare samtidigt som flera team representeras och dina kunder får ett brett stöd. När teamet är sammansatt med representanter för ditt företag, bestämmer du dig för vilken struktur som är bäst för ledning och beslutsfattande. Bestäm till exempel vem som ansvarar för det slutliga beslutet och vem de ska informera. Det här teamet behöver mötas regelbundet och kunna fungera som den främsta källan till information under krisen. De måste också kunna ge regelbundna uppdateringar, vara transparenta och kommunicera så enhetligt som möjligt.

 
När du har identifierat ditt team är det här en bra första agenda att diskutera:
 

  • Utför en SWOT-analys för att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot gällande hygienprotokoll och skyddsutrustning som organisationen behöver för att bekämpa COVID-19.
  • Se Utrikesdepartementets råd och riktlinjer för affärsresor under coronaviruspandemin. Icke nödvändiga resor till alla länder avråds. Anledningen är den omfattande spridningen av det nya coronaviruset och den osäkra situationen som råder för resande.Hur kan du kommunicera detta internt?
  • Skapa protokoll för att se till att kommunikationen blir effektiv och enhetlig, med exempelvis en tidslinje för regelbundna uppdateringar och riktlinjer om tonaliteten för alla kommunikationskanaler.
  • Utse specifika medlemmar i krishanteringsteamet som hanterar all intern och extern kommunikation, exempelvis medarbetare från marknadsföringsavdelningen samt PR och HR.


 
Som starthjälp har Arbetsmiljöverket tagit fram information gällande systematiskt arbetsmiljöarbete och riskbedömning som du kan använda som vägledning för dig och ditt krishanteringsteam när ni planerar, förbereder er inför och reagerar på coronaviruset.

 
Relaterad artikel: Ställ om till distansarbete under utbrottet av COVID-19

 

2. Bevaka uppdateringar och kommunikation från branschorganisationer och folkhälsoorganisationer


Det är viktigt att du använder tillförlitliga källor för uppdateringar om COVID-19 för att se till att du ger den mest korrekta och uppdaterade informationen till dina intressenter och fattar verksamhetsbeslut baserat på den informationen. Leta efter resurser från medicinska och vetenskapliga källor, som Folkhälsomyndigheten, regeringskansliet eller WHO. Följ dessa organisationer på sociala medier och avsätt tid varje eller varannan dag för att läsa igenom deras uppdateringar.

 
Här följer några resurser från Folkhälsomyndigheten med pålitlig information om coronaviruset:
 


 

3. Utforma planer för organisationens funktioner

Ditt team för krishantering måste utveckla procedurer för hur du hanterar ett utbrott inom eller i närheten av din organisation för att se till att medarbetare och konsumenter eller kunder är skyddade.

 
Skapa protokoll för:
 

  • Vad är första, andra och tredje prioritet om ett utbrott inträffar?
  • Vem är den slutliga beslutsfattaren på varje avdelning? På ett övergripande plan?
  • Vilka individer behöver informeras?
  • Så ger du uppdateringar om situationen till alla inblandade parter med en enhetlig kommunikationsmetod


 

4. Skapa en extern kommunikationsplan för kunder och partner

I syfte att utveckla en effektiv kommunikationsplan ska du först utvärdera behoven hos din målgrupp. Identifiera viktiga intressenter som behöver uppdateringar från din organisation och avgöra vilken information de behöver, vilket syfte det ska tjäna och vem som behöver den först. Fokusera på efterlevnad, praktisk tillämpning och uppmuntran i en kommunikationskanal som är trevlig och tillgänglig.

 
Etablera kommunikations- och meddelandestrategier för varje unik målgrupp. Följande ska ingå:
 

  • Utse en person som ansvarar för kommunikationen till varje målgrupp
  • Vilka verktyg som behövs för att kommunicera med varje målgrupp, inklusive webbplats, e-post, texter, bloggar och sociala medier
  • Vilken ton som ska användas inom all kommunikation


 

5. Etablera en plan för HR

Om din bransch eller organisation låter medarbetare arbeta hemifrån måste du skapa regler och policyer för tillgängligheten via telekommunikation. Du måste dessutom bedöma om coronaviruskrisen kommer att påverka företagets förmåga att betala medarbetarna, om du behöver förändra organisationen eller lönestrukturen och utveckla strategier för att minska effekten på personalen. Samarbeta med dina HR-resurser för att se till att de har all utrustning som behövs för att arbeta hemifrån, gör alla eventuella nya anpassningar av betalning (vid behov) och ge information om all ytterligare hjälp som erbjuds genom exempelvis sjukvårdsförsäkringar som kan vara användbar under utbrottet.

 
Vid behov ska du utforma en lista med policyer för arbete hemifrån för dina medarbetare med uppgifter om vilka verktyg och resurser de ska ta med sig hem från kontoret, vilka förväntningar du har på medarbetarnas arbetstider och huruvida ditt företag kommer att betala för resurser som kontorsmaterial och möbler.

 
Relaterad artikel: 11 tips för att hantera anställda som jobbar på distans

 

6. Kommunikation med dina medarbetare

Det är mycket viktigt att du regelbundet kommunicerar med dina medarbetare under COVID-19-pandemin. Förutom att skicka vidare utbildningsresurser som håller dem informerade bör du ge personalen information om hur företaget förbereder sig för effekter som har en direkt koppling till coronaviruset. Genom att regelbundet kommunicera om vad som händer inom organisationen skapar du tillit mellan teammedlemmarna. Skapa en mapp eller en ”sann källa” för uppdateringar och resurser. Använd alltid samma kanal när du kommunicerar med medarbetare om uppdateringar för att undvika förvirring.

 
Om en medarbetare testas positivt för COVID-19 ska du se till att informera alla medarbetare som kan ha exponerats för viruset. Dessutom ska du uppmana alla medarbetare som är sjuka eller har symtom på luftvägssjukdom att stanna hemma tills de varit feberfria i minst 24 timmar. Folkhälsomyndigheten har identifierat flera riskgrupper som kan vara relevanta att dela med sig av till din personal.

 

7. Kommunicera regelbundet med kunder och konsumenter

Du kan stärka förtroendet hos kunder och konsumenter under en kris som coronaviruset genom att identifiera saker de oroar sig över och utforma ett budskap som lugnar kunderna om att ditt företag har gjort och gör allt det kan för att se till att tjänster och produkter fortsätter att levereras utan avbrott. Om det uppstår förändringar som byten eller förseningar i processerna ska du informera kunderna för att visa att du uppskattar dem som kunder.

 
Kommunicera åtgärderna som din organisation har vidtagit för att skydda dem från COVID-19 och erbjud resurser för snabb hjälp med frågor och funderingar. Det kan till exempel vara som svar på vanliga frågor eller en särskild telefonlinje. Tänk på att även om det är viktigt att du kontinuerligt kommunicerar med kunderna under krisen, behöver du fortsätta att dela den här informationen när saker börjar återgå till det normala för att underhålla det förtroende du har byggt upp.

 

8. Lugna aktieägarna

Utbrottet av COVID-19 kan påverka verksamheter av alla storlekar vad gäller verksamhet och vinst. Därför behöver du föra en transparent kommunikation med företagets aktieägare om dessa utmaningar och kunna visa upp en plan på hur de ska bemötas. Om resebegränsningarna fortfarande gäller kan du behöva börja förbereda en videokonferens istället för den vanliga årsstämman med aktieägarna.

 

9. Förbered dig på frågor från media

Ditt krishanteringsteam kan även behöva förbereda kommentarer till pressen om effekten av COVID-19 på dina kunder och affärsfunktioner. Se till att teamet samarbetar om budskapet och fokuserar på företagsspecifika nyheter och uppdateringar, däribland huruvida företaget har kännedom om kontakt med viruset. Fundera även på om ni ska ta upp hur ni tänker fortsätta motsvara kundernas behov, vilka råd ni ger till personalen så att de håller sig friska och alla policyer som ni har utvecklat i samband med pandemin.

 

10. Arbeta aktivt ut mot samhället

Eftersom utbrottet påverkar både företag och samhällen bör du fundera på hur ni kan bidra till att minimera den negativa effekten av COVID-19 på det omgivande lokalsamhället som ett led i ert relationsskapande. Här är några alternativ:
 

  • Ge transparent kommunikation om förändringar på företaget som kan påverka andra i samhället
  • Om du ger lokala medier information som kan vara användbar eller betryggande, kan det även stärka företagets trovärdighet
  • Hjälp personer i karantän eller andra som inte har tillgång till varor och livsmedel genom att dela ut mat eller sanitetsprodukter


 

Exempel på företagskommunikation under en kris

Här följer några exempel på en effektiv företagskommunikation under COVID-19:

 

Vi stänger ned verksamheten

Ända sedan starten har vi haft som mål att erbjuda en miljö som är ren, säker och bekväm för gästerna. I och med den senaste tidens extraordinära händelser har vi beslutat att det bästa sättet för oss att leva upp till detta är att stänga ned vår verksamhet tills vidare. Vi ber om ursäkt till de gäster som redan har bokat, men vi anser att det här ligger både i våra kunders och vår personals intresse. Vi kommer att erbjuda flexibla ombokningsalternativ och hoppas att vi ses snart igen.

 

Vi begränsar verksamheten

Vi har alltid velat vara säkra på att kunna erbjuda våra gäster en ren och säker miljö, och vi följer ständigt Folkhälsomyndighetens uppdateringar under virusutbrottet. För att vi ska kunna fortsätta betjäna det samhälle vi älskar, stänger vi restaurangen och erbjuder endast avhämtning och hemleveranser. Vi anser att det här är det bästa sättet för att skydda välbefinnandet för de som är i vår närhet och samtidigt leverera den mat som ni älskar.

 

Vi fortsätter verksamheten

Vi sätter stort värde på våra kunder, våra medarbetare och vårt arbete. Mot bakgrund av coronaviruskrisen har vi gått över till en struktur med distansarbete så att vi kan behålla alla tre. Även om vår personal kommer att arbeta hemifrån behöver det inte påverka vår verksamhet. Vi kommer att fortsätta att uppdatera dig om eventuella ytterligare förändringar som kan behövas i takt med att vi försöker hantera situationen.
 

*Informationen är avsedd som en hjälp till användarna av Indeeds webbplats. Vi vill understryka att vi inte ger några råd om rekryteringar eller i juridiska ärenden. Vi ansvarar inte heller för innehållet i jobbeskrivningarna och utfärdar inga garantier om eventuella resultat från användning av informationen.