5 tips för att få distansarbetare att känna sig mer delaktiga

05.05.2020

 
I samband med det globala utbrottet av COVID-19 har många företag börjat med distansarbete för att skydda sina anställda och förhindra ytterligare spridning av viruset.

 
Men även utan detta aktuella hot har distansarbete blivit det nya normala på många företag. Undersökningar visar att hela 40 till 70 procent av alla anställda på amerikanska företag arbetar på distans åtminstone en gång i veckan.

 
Möjligheten att arbeta på distans har flera fördelar än bara att det är bekvämt att jobba hemifrån eller på ett mysigt kafé: 85 procent av företagen i en brittisk studie håller med om att distansarbete främjar välmåendet, och att de anställda känner mindre stress och visar högre arbetsmoral. Men med de positiva sidorna följer också några utmaningar, till exempel att medarbetarna upplever att de förlorar kontakten.

 
Vad kan arbetsgivare göra för att deras distansarbetande teammedlemmar ska känna sig lika delaktiga som de som jobbar på plats? Vi har samlat fem tips om allt från kommunikation till beröm som gör dina distansmedarbetare mer inkluderade.

 

1. Ta dig tid och lär känna dem

Det finns en risk att distansarbetande teammedlemmar glöms bort i de dagliga team- och projektuppdateringarna. Till det ska läggas att de inte kan ta del av det vanliga informella korridorpratet, bekvämligheterna på kontoret och företagsevenemang. Trots det enorma utbudet av chattfunktioner, e-post och videokonferensteknik, är kommunikation och samarbete enligt en undersökning fortfarande den största utmaningen för 21 procent av de distansarbetare.

 
Även om de kanske inte bara kan vända sig om direkt till en bordsgranne, finns det andra sätt att få de distansarbetande känna sig mer socialt inkluderade. Det kan till exempel handla om regelbundna incheckningar och personliga interaktioner. Planera in videosamtal och veckovisa personliga möten, så att du får så mycket tid som möjligt ansikte mot ansikte med dem som inte är på plats. Se till att det finns tid för informella samtal också, och kanske fikastunder på distans.

 

2. Anpassa mötena

Med teknikens hjälp kan visserligen distansarbetande anställda vara med på möten från valfri plats, men ibland är det ändå svårt att hänga med. Akustiken i mötesrummen kan vara dålig eller dämpad, och även mycket små fördröjningar kan göra att deltagarna pratar i munnen på varandra. Det här kan du motverka genom att göra upp en agenda och dela med dig av material inför mötet.

 
Att spela in samtal kan göra att teammedlemmar på distans inte hamnar utanför diskussionen även om tekniken inte fungerar eller samtalen bryts. Och glöm inte att uppmana de som är med på distans att lämna feedback och synpunkter, precis som du gör med dem som sitter med i mötesrummet.

 

3. Involvera dem i projekt och beslut

Med korta deadlines och mycket som händer samtidigt är det lätt att känna sig utestängd från viktiga beslut när man arbetar på distans. Det är bättre att bestämma sig för att involvera dem i projekt och beslut redan från början än att be om ursäkt efteråt. Då är det troligare att de håller sig uppdaterade och förblir engagerade.

 
Ett bra sätt är att kommunicera om alla projektändringar och uppdateringar genom en speciell chatt- eller meddelandekanal, som både medarbetare på plats och på distans använder. Med en kommunikationspolicy som säkerställer att alla beslut eller uppdateringar måste dokumenteras skriftligt kan du se till att dessa kanaler hålls öppna och aktiva för alla teammedlemmar, oavsett var de arbetar.

 

4. Inkludera hela teamet vid firanden och liknande

När man arbetar på distans blir det mindre störningar, och distansarbetare har enligt studier upp till 50 procent högre produktivitet än dem som är på kontoret. Men en del av de här så kallade störningarna är i själva verket viktiga tillfällen till teambuilding.

 
After works, födelsedagsfiranden och gemensamma luncher är några av de trevligheter som anställda på kontor kan ha glädje av, medan de som arbetar hemma ofta inte kan vara med. Du kan få dina distansarbetande att delta i det roliga genom att ordna ett videosamtal så att de kan vara med eller skicka dem en särskild hälsning eller något gott till lunchen. Sponsra resor för distansarbetare så att de kan vara med på större firanden på plats, eller planera något som kräver att alla i teamet måste resa.

 

5. Fundera på hur du kan uppmärksamma deras arbete

Personal som arbetar på distans behöver precis som de som är på plats både beröm och uppmärksamhet. Se till att lyfta fram insatserna som de distansarbetande teammedlemmarna gör inför deras kollegor. Det kan kanske vara under ett teammöte eller i ett mer formellt e-postmeddelande som berättar om ett lyckat projekt de har genomfört. Oavsett form är det viktigt att du uttrycker din tacksamhet för deras bidrag så att också de som arbetar på distans förstår att du tycker att deras arbete är meningsfullt.

 

Slutsats

Medarbetare som arbetar på distans är precis lika viktiga för teamet som de som arbetar på plats. När fler människor väljer distansarbete, är det viktigt att arbetsgivarna anpassar sig och väljer kommunikationssätt som passar deras behov. Att sätta av tid för aktiviteter som skapar samhörighet, införa inkluderande kommunikationsmetoder och aktivt uppmärksamma distansarbetande teammedlemmar för deras prestationer är viktigt för att inte förlora dem som inte är på plats ur sikte.

 

*Informationen är avsedd som en hjälp till användarna av Indeeds webbplats. Vi vill understryka att vi inte ger några råd om rekryteringar eller i juridiska ärenden. Vi ansvarar inte heller för innehållet i jobbeskrivningarna och utfärdar inga garantier om eventuella resultat från användning av informationen.