Jobb som matchar administratör i Sundbyberg

Om företaget

Ellevio är ett av Sveriges största elnätsföretag med cirka 700 medarbetare i Stockholm och Karlstad. Ellevios värderingar pålitlighet, engagemang och utveckling styr allt de gör. Genom långsiktiga satsningar och nya innovativa lösningar möjliggör de energiomställningen och att Sveriges klimatmål kan uppnås. Med en pålitlig och stabil eldistribution skapar de förutsättningar för att lamporna i hemmen lyser, att kylskåp och rulltrappor fungerar och att företag kan producera sina varor – 365 dagar om året, dygnet runt. De förbättrar därigenom livskvaliteten i över 940 000 hem och företag och för samhället i stort.

Din roll

Som administratör arbetar du nära projektledare, produktionsledare och andra interna funktioner för att säkerställa god dokumentation, tydlig kommunikation och välfungerande administrativa processer.

Dina ansvarsområden är breda och innefattar bland annat att stödja projekten med dokumentationshantering, ge administrativt stöd till produktionsledare i arbetet med certifieringsmaterial samt hantera konton för exempelvis entreprenörer. Du ansvarar även för kundfakturering och digitala avtal, och har en samordnande roll när det gäller hantering av kundklagomål och garantiärenden samt säkerställa att intäkter fördelas korrekt.

Du har även en central roll i utbildningsadministrationen, där du håller ordning på anmälningar, deltagande och uppföljning.

På verksamhetsnivå arbetar du med att bygga upp, strukturera och underhålla SharePoint-ytor som stödjer både projekt och interna processer. Du ansvarar för att boka och administrera styrgrupps- och ledningsgruppsmöten samt för att producera och distribuera månads- eller kvartalsbrev som kommunicerar aktuell status i program och projekt.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Administrativt projektstöd: Hantera dokumentation, kundfakturor, digitala avtal samt stödja produktionsledare i arbetet med certifieringsmaterial och kontohantering.
• Samordning och uppföljning: Följa upp ekonomiska flöden i projekten, administrera kundklagomål och garantiärenden samt säkerställa att intäkter fördelas korrekt.
• Verksamhetsadministration: Strukturera och underhålla SharePoint-ytor, boka styrgrupps- och ledningsmöten samt producera och distribuera månads- eller kvartalsbrev.
• Utbildningssamordning: hålla ordning på anmälningar, deltagande och uppföljning.

Din profil

För att lyckas i rollen ser vi att du har erfarenhet av administrativt arbete, gärna från en projektorienterad eller teknisk miljö. Du har mycket goda kunskaper i Office-paketet, särskilt i Word, Excel, Outlook och PowerPoint, samt tidigare erfarenhet av att arbeta med SharePoint.

Du uttrycker dig väl på svenska i både tal och skrift och har förmåga att arbeta självständigt, strukturerat och med hög noggrannhet. Din samarbetsförmåga är god och du har ett serviceinriktat förhållningssätt. Eftersom arbetsuppgifterna kan variera ser vi även att du trivs med att hantera nya och föränderliga uppgifter.

Meriterande är om du har:

Erfarenhet av kundadministration, fakturering eller hantering av garantiärenden

Arbetat i dokumenthanteringssystem

Teknisk eller administrativ utbildningsbakgrund

Tidigare erfarenhet av att stödja lednings- eller styrgrupper

Personliga egenskaper
Som person är du proaktiv och lösningsorienterad, med ett strukturerat arbetssätt och ett öga för detaljer. Du är flexibel, van att hantera flera uppgifter parallellt och har en god kommunikativ förmåga – särskilt när det gäller att skapa tydlighet och struktur i ditt arbete.

Rekryteringsprocessen

I denna rekryteringsprocess samarbetar Ellevio med konsult- och rekryteringsföretaget Clevry. När du har ansökt kommer du att få tillgång till ett självskattningstest samt ett färdighetstest. Vi rekommenderar att du genomför båda testerna i samband med din ansökan. Vid en eventuell intervju med Clevry kommer testresultaten att gås igenom mer ingående.

I denna process kommer vi även att genomföra referenstagning samt bakgrundskontroll på slutkandidaten.

Vi tillämpar löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

OBS! Vi tar endast emot ansökningar via vår plattform och kommer inte svara på ansökningar som kommer in via mejl.

Om Clevry

I över 30 år har Clevry legat i framkant för ett mer soft skills-drivet arbetsliv inom talent acquisition, assessment och advisory. Vi finns globalt med kunder, konsulter och kandidater från Nordamerika till Singapore med huvudkontor i Brighton, Stockholm och Helsingfors. Våra 150 soft skills-certifierade rekryterare, affärspsykologer och experter finns alltid till er tjänst.

Följ oss gärna på LinkedIn