Karriärutveckling

Olika sätt att kommunicera på jobbet (med exempel)

Kommunikationsförmåga är avgörande för en hälsosam och effektiv arbetsplats. Kommunikation, som ofta beskrivs som en ”mjuk kompetens” eller social kompetens, handlar om att överföra information från en person till en annan eller till en grupp människor. Det finns många olika sätt att kommunicera och alla har en viktig roll att spela när det gäller att förmedla budskap.

I den här artikeln tittar vi närmare på de olika sätten att kommunicera och hur du kan stärka din kompetens.

Betydelsen av kommunikation

Vi använder kommunikation varje dag i nästan alla miljöer, bland annat på arbetsplatsen. Oavsett om du nickar instämmande eller presenterar information för en stor grupp är kommunikation absolut nödvändig för att bygga upp relationer, dela idéer, delegera ansvar, leda ett team och mycket mer.

Om du lär dig och utvecklar en god kommunikationsförmåga kan det hjälpa dig att lyckas i din karriär, göra dig till en konkurrenskraftig jobbkandidat och bygga upp ett nätverk. Även om det krävs tid och övning kan kommunikation och social kompetens verkligen förstärkas och förbättras.

Det finns fyra huvudsakliga sätt att kommunicera som vi använder dagligen: verbalt, icke-verbalt, skriftligt och visuellt. Låt oss ta en titt på alla dessa sätt att kommunicera, varför de är viktiga och hur du kan lyckas i din karriär genom att bli bättre på dem.

Sätt att kommunicera

Det finns flera sätt att dela information med varandra. Du kan till exempel använda verbal kommunikation när du visar en presentation för en grupp. Du kan använda skriftlig kommunikation när du söker jobb eller skickar ett e-postmeddelande.

Det finns fyra huvudkategorier när det gäller kommunikation: verbal, icke-verbal, skriftlig och visuell:

1. Verbal

Verbal kommunikation är information som förmedlas via tal eller teckenspråk. Det är ett av de vanligaste sätten som ofta används vid presentationer, videokonferenser och telefonsamtal, möten och personliga samtal. Verbal kommunikation är viktig eftersom den är effektiv. Det kan vara bra att stödja verbal kommunikation med både icke-verbal och skriftlig kommunikation.

Här är några steg du kan ta om du vill utveckla din verbala kommunikationsförmåga:

  • Använd en stark, självsäker röst. Se till att använda en stark röst så att alla lätt kan höra dig, särskilt när du presenterar information inför en grupp. Om du visar självsäkerhet när du talar blir dina idéer tydliga och lätta för andra att förstå.

  • Lyssna aktivt. Den andra sidan av att använda verbal kommunikation är att lyssna och vara uppmärksam när andra talar. En aktiv och god lyssnarförmåga är viktig när du leder ett möte, håller en presentation eller till och med deltar i personliga samtal. Det kommer att hjälpa dig att växa som kommunikatör.

  • Undvik utfyllnadsord. Det kan vara frestande, särskilt under en presentation, att använda utfyllnadsord som ”öhh”, ”typ”, ”så” eller ”jo”. Även om det kan kännas naturligt efter att ha avslutat en mening eller när du gör en paus för att samla dina tankar, kan det också vara störande för publiken. Testa att presentera för en god vän eller nära kollega som kan uppmärksamma de gånger du använder utfyllnadsord. Försök att byta ut dem genom att ta ett andetag när du är frestad att använda dem.

2. Icke-verbal

Icke-verbal kommunikation är information som förmedlas via kroppsspråk, gester och ansiktsuttryck. Den kan användas både avsiktligt och oavsiktligt. Du kan till exempel le oavsiktligt när du hör en tilltalande eller rolig tanke eller uppgift. Icke-verbal kommunikation är bra när man försöker förstå andras tankar och känslor.

Om de har ett ”stängt” kroppsspråk, som korsade armar eller uppskjutna axlar, kan de känna sig oroliga, arga eller nervösa. Om de har ett ”öppet” kroppsspråk med båda fötterna på golvet och armarna längs sidan eller på bordet, känner de sig troligtvis positiva och öppna för information.

Här är några steg du kan ta om du vill utveckla din icke-verbala kommunikationsförmåga:

  • Lägg märke till hur dina känslor känns fysiskt. Försök att när du under dagen upplever en rad känslor (allt från energisk, uttråkad, glad eller frustrerad) identifiera var du känner den känslan i kroppen. Om du till exempel känner dig orolig kan du märka att magen känns spänd. Genom att utveckla en större självmedvetenhet kring hur dina känslor påverkar kroppen har du större chans att behärska hur du uppfattas.

  • Var målmedveten om din icke-verbala kommunikation. Försök att ha ett positivt kroppsspråk när du känner dig vaken, öppen och positiv mot din omgivning. Du kan också använda kroppsspråk till att stödja din verbala kommunikation om du känner dig förvirrad eller oroad över information du får, som att rynka pannan. Använd kroppsspråk tillsammans med verbal kommunikation, som att ställa följdfrågor eller ta presentatören åt sidan och ge feedback.

  • Härma icke-verbal kommunikation som du tycker är effektiv. Om du tycker att ett visst ansiktsuttryck eller kroppsspråk är bra för en viss situation kan du använda det som en vägledning när du förbättrar din egen icke-verbala kommunikation. Om du till exempel märker att det kommunicerar godkännande och positiv feedback effektivt när någon nickar, använder du det på ditt nästa möte när du vill förmedla samma känslor.

3. Skriftlig

Skriftlig kommunikation är information som förmedlas genom att skriva eller trycka symboler som bokstäver och siffror. Det är användbart eftersom det skapar information som går att referera till. Genom att skriva kan man dela information via böcker, broschyrer, bloggar, brev, anteckningar med mera. E-post och chatt är en vanlig form av skriftlig kommunikation på arbetsplatsen.

Här är några steg du kan ta om du vill utveckla din förmåga till skriftlig kommunikation:

  • Sträva efter enkelhet. Skriftlig kommunikation ska vara så enkel och tydlig som möjligt. Det kan till exempel vara lockande att ta med många detaljer i instruktionssammanhang, men tänk igenom om det finns områden som kan förtydligas och förenklas så att läsaren förstår.

  • Förlita dig inte på tonen. Var försiktig med att försöka kommunicera en viss ton när du skriver om du inte känner dig säker på den verbala och icke-verbala kommunikationens alla nyanser. Ett försök att kommunicera ett skämt, en sarkasm eller ett spänningsmoment kan till exempel tolkas olika beroende på läsaren. Försök istället att uttrycka dig så enkelt och tydligt som möjligt och följ upp med verbal kommunikation där du kan lägga in mer av din personlighet.

  • Ta dig tid att granska dina skriftliga meddelanden. Om du avsätter tid till att läsa om dina e-postmeddelanden, brev eller PM kan du upptäcka misstag eller möjligheter att säga något på ett annorlunda sätt. För viktiga meddelanden eller de som kommer att skickas till många personer kan det vara bra att även be en nära kollega att granska dem.

  • Ha en pärm eller mapp där du samlar exempel på texter som du tycker är effektiva eller roliga. Om du får broschyrer, e-postmeddelanden eller PM som du tycker är särskilt användbara eller intressanta kan du spara dem och gå tillbaka till dem när du själv skriver något. Genom att ta till dig av metoder eller stilar du gillar kan du förbättras med tiden.

4. Visuell

Visuell kommunikation är information som förmedlas via foton, konst, teckningar, skisser, diagram och grafer. Bilder används ofta som ett hjälpmedel vid presentationer för att ge mer av sammanhanget tillsammans med skriftlig och verbal kommunikation. Eftersom människor har olika inlärningssätt kan visuell kommunikation vara till stor hjälp för en del att ta till sig idéer och information.

Här är några steg du kan ta om du vill utveckla din visuella kommunikationsförmåga:

  • Fråga andra innan du tar med bilder. Be andra om feedback om du funderar på att dela ett visuellt hjälpmedel i din presentation eller e-post. Ibland kan begreppen bli förvirrande eller röriga när man lägger till bilder. Genom att be om en utomståendes perspektiv kan du få hjälp att avgöra om bilden tillför mervärde i din kommunikation.

  • Ta hänsyn till dina åhörare. Se till att ta med bilder som är lätta att förstå för åhörarna. Om du till exempel visar ett diagram med okända data ska du ta dig tid att förklara vad som händer i bilden och hur den relaterar till vad du säger. Du får aldrig använda känsliga, stötande, våldsamma eller grafiska bilder i någon form.

Sätt upp personliga mål och arbeta dig fram steg för steg mot det du vill uppnå om du vill förbättra din kommunikationsförmåga. Det kan vara bra att prata med nära kollegor, chefer eller mentorer och identifiera vilka områden som är bäst att fokusera på först.

Omsätt ditt lärande i handling med Indeed Assessments

Indeed Assessments är kompetens- och lämplighetstest som mäter din effektivitet inom en mängd olika ämnen. När du gjort testerna visas resultaten upp för potentiella arbetsgivare som söker kandidater med din bakgrund och dina kunskaper. I din Indeed-profil hittar du en fullständig lista över utvärderingar.

Relaterat

Se mer 

Hur fungerar tjänstledighet?

Hur fungerar tjänstledighet egentligen? Tjänstledighet är en form av obetald ledighet. Du kan göra detta till exempel för att studera eller starta företag.

Hur man gör en framgångsrik PowerPoint-presentation

Det finns en hel del saker du måste tänka på för att lyckas med din PowerPoint-presentation. Ta del av våra 8 tips för att ta din presentation till nästa nivå!