Karriärutveckling

Så här lyckas du med din PowerPoint-presentation

Med hjälp av PowerPoint kan du skapa en presentation i världsklass. Men det finns en hel del saker att tänka på för att du ska kunna lyckas. Presentationen måste vara intressant och innehålla relevant information, men den får inte vara för lång eller svår att förstå. Balansgången är svår att hitta, men när du väl gör det kommer du lyckas med att skapa presentationer utöver det vanliga.

Det är lika viktigt att veta vad du ska ta med, som vad du inte bör ta med. Om du utformar din presentation på fel sätt spelar det ingen roll hur mycket du gör rätt, de negativa delarna kommer att tynga ner de bra delarna alldeles för mycket. Därför är det viktigt att du följer punkterna nedan, för att kunna utforma din presentation på ett professionellt och tilltalande sätt.

PowerPoint-presentation – vad är det för något?

PowerPoint är ett program från Microsoft, som ingår i Officepaketet. PowerPoint används idag på de flesta företag runt om i världen, och självklart av många privatpersoner. Programmet ger dig möjlighet att skapa och framföra professionella presentationer med hjälp av bilder, animeringar, videor och text.

PowerPoint har funnits sedan 1987 och är fortfarande lika relevant idag som för 10, 15 eller 20 år sedan. Dess funktionalitet gör att det blir enkelt att utforma professionella presentationer, och allting är väldigt lätt att lära sig.

8 tips för att lyckas med din presentation med hjälp av PowerPoint

Använd följande tips för att skapa en professionell och intressant PowerPoint-presentation.

En intressant inledning

Din presentation bör ha en intressant inledning som fångar publikens intresse. Du kan antingen göra detta genom bilder, animationer eller text, men bäst är om du kombinerar alla dessa medel för att få en så stark effekt som möjligt.

Hur du inleder din presentation sätter tonen för hela framförandet. Om du börjar svagt är det svårt att få tillbaka publikens intresse och uppmärksamhet senare under presentationen, medan en stark inledning gör att du kan behålla uppmärksamheten under hela presentationen.

Därför kan det vara värt att lägga ner lite extra tid och möda på att få till inledningen så bra som möjligt.

Använd visuella medel tillsammans med text

En bild säger mer än tusen ord, men det finns vissa saker som endast ord kan säga. Därför är det viktigt att du använder både bilder och text i din presentation. Dessa kommunikationsmedel kompletterar varandra, och hjälper dig att förmedla ditt budskap. Du behöver inte använda både bilder och text på alla slides. Men se till att du varierar dina slides med olika kommunikationsformer, så att din publik inte blir uttråkad.

Begränsa innehållet på varje slide

Varje enskild slide får inte innehålla för mycket information. Att lägga in för mycket text, bilder eller andra medel vars syfte är att bidra med information, kan istället få en omvänd effekt. Om du lägger in för mycket information, kan det bli svårt för publiken att ta till sig materialet.

Begränsa varje enskild slide till en punkt. Beskriv kortfattat med bild eller text vad punkten handlar om. Resterande information bör istället kommuniceras muntligt (om det är en muntlig presentation det rör sig om).

Använd rätt kontraster

Innehållet måste gå att läsa och ta del av på ett enkelt sätt. Om materialet inte är lättillgängligt för publiken, kommer de att tappa intresset och uppmärksamheten snabbt som ögat.

Av den anledningen är det viktigt att du använder rätt kontraster. Vid användning av fel kontrast kan det bli svårt att se vad texten och bilden förmedlar. Du väljer själv hur du gör detta, men ljus text på mörk bakgrund brukar anses vara det bästa alternativet. Det finns dock många olika kombinationer som fungerar.

Strukturera innehållet

Att använda rätt struktur är oerhört viktigt. Använd en enkel design som lätt går att tyda. Strukturera sedan innehållet logiskt och på ett enkelt sätt för publiken.

Innehållet ska endast vara ett komplement till det som sägs, så du bör fokusera på de huvudsakliga punkterna som tas upp. Förkorta materialet så mycket som möjligt.

En avslutning som man kommer ihåg

Det här är en av de viktigaste punkterna, tillsammans med inledningen. Det sägs att publiken endast minns de första och sista tio procenten av hela presentationen. Om det är sant eller inte lämnar vi osagt, men det ger oss ändå en uppfattning om hur viktiga dessa delar är.

Avsluta med en slutsats eller sammanfattning, och gör det på ett intressant sätt. Avslutningen ska vara strukturerad på ett sätt som gör att du är nöjd med presentationen, även om publiken bara minns avslutningen.

Be någon läsa igenom din presentation

Det kan vara en bra idé att låta en kollega eller vän läsa igenom din presentation. De kan hitta misstag som du själv inte har upptäckt, och bidra med objektiva åsikter angående om budskapet förmedlas på ett konkret och enkelt sätt.

Det är också en bra idé att be någon sitta som testpublik när du genomför hela presentationen. På så sätt kan du få reda på om det är något du missar, något du måste förbättra, eller något som du kan ta bort.

Träna på att framföra din presentation

Du bör träna på att framföra din presentation, gärna flera gånger och framför olika personer. På så sätt får du reda på om det är något som måste justeras, samtidigt som du får feedback från flera källor.

Innan du gör detta bör du även träna på att framföra presentationen för dig själv. Informationen ska finnas tillgänglig i ditt huvud utan att du behöver ta stöd av din PowerPoint (men den finns där som säkerhet under den riktiga presentationen om du glömmer bort något eller blir nervös).

En bonus är att ju mer du tränar, desto mindre nervös kommer du säkerligen att vara under den riktiga presentationen. Det här gör att du får fram ditt budskap på ett bättre sätt.

3 saker att undvika i din presentation

Följande saker bör du inte ta med i din PowerPoint-presentation:

  • För mycket innehåll. Om du använder för mycket text och bilder kommer det bara bli rörigt. Om du har otur slår detta bakut helt och hållet, vilket gör att du kan förlora uppmärksamheten och intresset från publiken. Se därför till att begränsa materialet till att endast inkludera de viktigaste delarna. Din PowerPoint ska bara innehålla stöttepelare, resterande information ska förmedlas på annat sätt.
  • Flashiga bilder och animationer. Bilder och animationer är bra hjälpmedel, men bara i rätt omfattning. Bilder som är för flashiga kan ha en motsatt effekt, och därför är det viktigt att bara ta med material som är lätt för publiken att ta till sig.
  • För mycket material per slide. Du bör begränsa mängden innehåll per slide. Varje slide ska endast fokusera på en enskild punkt, och innehålla de viktigaste delarna som tas upp i den muntliga presentationen.

Använd sunt förnuft när du gör din PowerPoint-presentation. Tänk dig in i åhörarnas situation. Presentationen är inte till för dig, utan för dem som du presenterar för. Den ska göra det enklare för dem att förstå ditt budskap.

5 snabba tips för en bättre presentation

Följande tips gör att din presentation blir bättre:

  • Vänd dig mot publiken istället för din PowerPoint. Tänk på att det är publiken du talar till, inte din PowerPoint. Det är väldigt lätt att ständigt vända sig mot sin presentation för att ta stöd av det som står där eller av nervositet, men försök att vara vänd mot publiken så mycket som möjligt.
  • Tala långsamt och tydligt. Försök att prata tydligt och långsamt. Det finns dock en gräns. Du får inte låta konstlad eller onaturlig, och du får heller inte prata så pass långsamt att du tappar intresset och uppmärksamheten hos publiken. Försök att hitta en balans. Be om feedback när du gör en testpresentation för kollegor, vänner eller familj.
  • Var inte rädd för att ta pauser. En paus är din vän, inte din fiende. En väl placerad paus kan ta din presentation till nästa nivå. Om den används på rätt sätt och vid rätt tillfälle, kan den förstärka det budskap som förmedlas. En paus kan dessutom vara bra för att själv ta en stund och samla sig om något har gått fel, eller om det blir stressigt.
  • Ha en plan för om något går fel. Om något går fel kan det vara bra att ha en plan för vad du ska göra. Slutar datorn eller enheten som din presentation visas på att fungera? Ha med dig papper som stöd. Tappar du bort dig mitt i din presentation? Inga problem, ta några sekunders paus och samla dig. Fortsätt sedan som om ingenting har hänt, för det är precis så det är. Om du är samlad och lugn kommer ingen ens att märka att du har tappat bort dig.
  • Förvänta dig att något ska gå fel. Om du förväntar dig att något kommer att gå fel kommer du inte att bli stressad när det väl gör det. Det är därmed en stor fördel om du är beredd på det.

Relaterat

Se mer 

Mindfulnessövningar för att ta bort stress på jobbet

Med våra 7 olika mindfulnessövningar kan du minska din stress, eller bli av med den helt och hållet. Detta är perfekt om du känner dig stressad på jobbet!

Värdefulla tips för att byta karriär

Att byta karriär kan kännas överväldigande eller skrämmande, men kan även vara otroligt belönande. Här får du värdefulla tips för ett smidigt karriärbyte.