Karriärutveckling

Allt du behöver veta om att arbeta hemifrån

Ansök direkt till jobb med ditt Indeed-CV

I takt med att COVID-19-pandemin sprider sig har många företag bett sina anställda att arbeta hemifrån. Fler kommer säkert att göra detsamma i fortsättningen när effekterna av viruset börjar bli kända. Det kan verka enkelt att ställa om, men det är ofta en utmaning att börja jobba hemma, i synnerhet vad gäller produktivitet, kommunikation och motivation.

I den här artikeln diskuterar vi bästa praxis när det gäller hemarbete och vi tar upp sådant som att behålla sin motivation, sin produktivitet och sin hälsa.

Ansök direkt till jobb med ditt Indeed-CV

Fortsätta att vara produktiv vid distansarbete

Att arbeta hemifrån kan ha sina fördelar, men också vara distraherande. Det är lätt att bli störd av ärenden, hushållssysslor, familj, inneboende, tv, sociala medier och husdjur. Här är några tips på hur du kan bli mindre distraherad och mer produktiv när du arbetar hemifrån:

1. Klä upp dig

Det kan kännas lockande att bara gå direkt från sängen till datorn i pyjamas. Om du behåller pyjamasen på kan det bli mycket svårare att få över hjärnan i produktivitetsläge. Försök att behålla din vanliga morgonrutin och sätt gränser mellan arbete och hemliv.

Istället för den tid du brukar lägga på pendling kan du prova med något annat som får igång hjärnan, till exempel en promenad, ett lättare gympass eller meditation. Sedan gör du dig i ordning för dagen och äter en god frukost. Genom att ta på sig rätt kläder kan du bli mer motiverad, och det är också en bra praxis eftersom du kanske plötsligt måste vara med på ett videomöte.

2. Gör upp ett schema och följ det

Det är viktigt att skilja arbetstiden från den vanliga tiden i hemmet. Var öppen och tala om för din chef vilka arbetstider du har när du arbetar hemifrån, och ange i din kalender när du är tillgänglig.

Här är några tips på hur du kan hantera ditt dagsschema för optimal produktivitet:

  • Börja dagen med att gå igenom uppgifterna du behöver få gjorda så att du kommer vidare varje dag och under veckan
  • Prioritera varje arbetsuppgift utifrån tidsåtgång, komplexitet och påverkan
  • Ge din chef och andra teammedlemmar statusuppdateringar i den takt som avtalats
  • Ta regelbundna pauser och se till att sträcka på dig, få lite frisk luft och koppla av

Hälsan och produktiviteten blir lidande när vi inte ger våra hjärnor och kroppar regelbundna pauser. Hjärnan är som alla andra muskler – den behöver vila. Rasterna kan innehålla olika saker:

  • Meditation
  • Läsa ett kapitel i en bok
  • Lyssna på en poddsändning
  • Följa en kort yogavideo
  • Ta en promenad

3. Skapa en arbetsplats

Om möjligt är det bäst att sätta av ett separat utrymme i hemmet för arbete. Det hjälper dig att skilja dina vanliga hemsysslor från arbetet, och du blir mer produktiv när du arbetar i det avsedda utrymmet. Meddela vänner och andra i hushållet att du inte är tillgänglig under dina schemalagda arbetstimmar även om du är hemma.

Videotekniken är ett otroligt bra verktyg vid distansarbete. Den hjälper oss att hålla kontakten även när vi är långt ifrån varandra geografiskt. Dra full nytta av dina videomöten genom att:

  • Testa datorns mikrofon, högtalare och kamera före viktiga möten så att du är säker på att de fungerar
  • Tänk på hur det ser ut i bakgrunden när du har ett möte och se till att den ser mer professionell ut vid behov
  • Använd din videokamera så långt det är möjligt – att ha kameran på kan göra att ni förstår varandra och kommunicerar bättre

4. Se upp så att du inte arbetar för mycket

När arbetsplatsen och hemmamiljön smälter samman kan tillvaron bli gränslös och utan nödvändiga avbrott. Diskutera med din chef och teamet om vad som förväntas av dig, så att du fokuserar mindre på hur mycket du arbetar och mer på vad du åstadkommer.

Om du ändå känner dig utarbetad, är det viktigt att skapa start- och stoppritualer och hitta sådant som tvingar dig att röra på dig (till exempel gå ut med hunden eller schemalagda stretchövningar) eller ta en paus med spelinslag. Du kan till exempel prova Pomodoro-metoden där du fokuserar i 25 minuter för att därefter ta en obligatorisk rast på fem minuter. Här är några fler sätt att sätta gränser mellan arbete och fritid:

  • Stäng av datorn när arbetsdagen är slut
  • Öppna inte din e-post eller chatten efter att du har bestämt dig för att logga ut
  • Planera in något som startar ungefär samtidigt som du kopplar från, till exempel ett träningspass, ett ärende eller ett möte med en vän

Ansök direkt till jobb med ditt Indeed-CV

Kommunicera med de andra i teamet

När man arbetar hemifrån blir den personliga kommunikationen begränsad. Det betyder att du inte längre kan förlita dig på småprat, kroppsspråk och ansiktsuttryck. Det finns några saker att tänka på så att du har kvar en bra kommunikation med kollegorna när ni arbetar på distans:

1. Schemalägg dagliga eller veckovisa möten

Inom programvaruutveckling har man dagliga möten som kallas stand-ups, där teamet informerar varandra om hur projektet framskrider och vilka hinder som kan finnas. Standardupplägget är att alla teammedlemmar ska vara beredda att svara på följande frågor på mötet:

  • Vad arbetade jag med igår?
  • Vad arbetar jag med idag?
  • Finns det något som hindrar mig från att komma vidare?

När alla får dela med sig av sina framgångar och planer och se hur man bidrar till verksamheten som helhet, håller man också motivationen levande.

2. Chatta med ”huvudkontoret”

Många företag och team använder onlinechatt för att hålla kontakten både när det gäller privata och arbetsrelaterade ämnen. Du kan fundera på att skapa kanaler för lättare ämnen där människor får prata om annat än arbetet, till exempel matlagning, träning eller sina husdjur. Du kan också använda en särskild chatt för tät kommunikation kring viktiga mål och aktuell status.

3. Motverka missförstånd

Distanskommunikation kan leda till missförstånd och bristande kommunikation. Det beror delvis på att den rika undertexten vid kommunikation ansikte mot ansikte (inklusive kroppsspråk och ansiktsuttryck) ofta går förlorad i skrift.

Om du märker att det börjar bli många meddelanden fram och tillbaka eller att tonen börjar bli negativ, är det en vink om att du bör gå över till telefon eller video. Om du känner dig sårad eller irriterad över vad någon har skrivit, är det viktigt att komma ihåg att vi tenderar att tolka neutralt hållna meddelanden som negativa. Om du känner dig tveksam, prata om saken. Fråga kollegan vad han eller hon menade.

4. Håll lagandan uppe

När många arbetar hemifrån är det viktigare än någonsin att skapa utrymmen där ni kan ha kontakt med varandra också om annat än projekt och statusuppdateringar. Distansarbete kan få en del att drabbas av oväntade känslor av ensamhet. Här är några sätt att hålla kontakten när du arbetar hemifrån:

  • Använd onlinechatten som kaffemaskinen på kontoret eller happy hour
  • Ordna en frivillig videochatt för lunchen, där ni kan diskutera roliga saker som en bok ni har läst tillsammans eller favoriträtter att laga hemma
  • Virtuell teambuilding kan delvis ersätta den värdefulla personliga kommunikation som går förlorad vid distansarbete

Ansök direkt till jobb med ditt Indeed-CV

Hantera ett distansarbetande team

Att leda ett team på distans medför en rad unika utmaningar, särskilt om det är något helt nytt för dig eller ditt team. Med bra planering, kommunikation och målsättningar kan teamet fortsätta att fungera bra och vara produktivt.

Här är några tips för dig som leder ett distansarbetande team:

1. Var tydlig med dina förväntningar

Ta en stund och planera. Vad måste ni uppnå, vad har ni för deadline och vilka ändringar kan ni behöva göra i er ursprungliga plan och era mål för kvartalet? Skriv ned det så att du kan börja diskutera detta med ditt team. Du kan undvika missförstånd genom att skapa ett dokument där allt finns nedskrivet. Du kan också dela det här dokumentet med intressenter och andra team som du samarbetar med.

Schemalägg ett teammöte där ni kan diskutera om det finns några nya förväntningar och eventuella förändringar på grund av distansarbetet. Ta med det här i din agenda:

  • Ansvarsområden och ägarskap för olika mål
  • Hur ofta du förväntar dig uppdateringar och i vilken form (skriftligt, videochatt, inspelning, presentation)
  • Kommunikationsrutiner (vilken teknik du vill använda för olika typer av budskap, förväntad svarstid, nedsläckt tid osv.)

2. Slå vakt om er 1-1-tid

Begreppet ”1-1” syftar på sådana tillfällen då du och varje medlem i teamet säkerställer att ni arbetar mot samma mål, att arbetet som utförs är det rätta, och, viktigast av allt, att medarbetaren mår bra och känner engagemang.

Om du gör regelbundna kontroller kan du kanske stoppa en negativ utveckling, och du kan ge omedelbar och regelbunden feedback och främja en öppen kommunikation. När ett team arbetar virtuellt är det viktigare än någonsin att sätta av tid för personliga möten med teammedlemmarna. Försök att lägga in mellan en halvtimme och en timme för ett personligt möte med varje medarbetare i veckan.

Få ut det mesta av 1-1-möten

Det är många faktorer som avgör vilken metod som är bäst för att strukturera dina möten så att de blir anpassade till behoven hos dina medarbetare, era relationer och teammedlemmarnas erfarenhetsnivå. Det viktigaste för att skapa framgångsrika personliga möten är att skapa en atmosfär där människor känner sig så trygga att de vågar diskutera frågor och sådant som bekymrar dem. Dessa möten är primärt avsedda för medarbetaren, och det är avgörande att de deltar.

Tips från proffset: Förbered och dela en agenda. Då har du skapat ett sammanhang före mötet, där båda parterna kan känna sig delaktiga. Ange en tidsram för varje ämne som du vet att du behöver ta upp.

När den stora medietäckningen av COVID-19-pandemin sammanfaller med en arbetsform som är helt ny för en del, finns det risk för att teammedlemmarna blir överväldigade eller oroliga av all information. Ett av chefens ansvarsområden är ge sitt team stöd och information.

Börja det personliga mötet med en öppen fråga. Det kan få de ämnen som känns viktigast och mest angelägna att komma upp. Här är några frågor som du kan använda dig av:

  • Hur mår du?
  • Är det något särskilt du tänker på?
  • Känner du att du har tydliga prioriteringar?
  • Känner du att du får all information du behöver?
  • Känner du dig isolerad från resten av teamet?
  • Vad är du mest nöjd med?
  • Vad är du mest bekymrad över?
  • Hur kan jag hjälpa dig?

När du har lyssnat ordentligt på deras svar, ska du hjälpa till med att hitta lösningar. Ta reda på vad de är nöjda med, och hur du kan vägleda dem och hjälpa dem att prestera på topp.

3. Ge feedback ofta

Om medarbetarna är vana vid att arbeta i en kontorsmiljö där de får regelbunden feedback, kan tystnaden vid distansarbete göra att de känner sig osäkra eller tappar fokus. Det är lätt att börja ana det värsta om det man presterar, när man inte hör motsatsen. Genom att ge regelbunden feedback hjälper du medarbetarna att förstå var de är, skapar en gemensam förståelse och minskar risken för överraskningar eller oenighet vid mer formella bedömningar.

4. Dela med dig av relevant information snabbt, inkluderande och organiserat

Se till att medarbetarna hålls informerade genom att snabbt dela med dig av information till alla teammedlemmar. Ditt ledarskap behövs för att relevant och viktig information ska nå ut till hela teamet. Sätt dig in i vad som kommuniceras, varför och vad som begärs från ditt team.

Välj rätt medium eller kombination av medier beroende på budskapet och dess konsekvenser. En del meddelanden kräver ett e-postmeddelande med ett efterföljande teammöte. Vid distansarbete, i synnerhet inledningsvis, är mer kommunikation bättre än mindre. Ibland (och beroende på din kommunikationsstil) kan du ersätta ett långt e-postmeddelande med en video.

Ansök direkt till jobb med ditt Indeed-CV

Relaterade artiklar

Se mer 
Nio virtuella sociala aktiviteter som hjälper dig att behålla kontakten preview image

Här är ett flertal sociala aktiviteter du och ditt team kan genomföra virtuellt för att behålla kontakten medan ni upprätthåller social distansering.

Leda i en krissituation preview image

Lär dig varför starkt ledarskap är så viktigt under en kris som utbrottet av COVID-19. Vi delar nio steg du kan gå igenom för att leda ditt team genom denna och framtida kriser.

Så här ser du till att hand om dig själv när du arbetar hemifrån preview image

Många jobbar hemifrån under utbrottet av COVID-19. Här är några strategier för egenvård som kan hjälpa dig arbeta med din hälsa och välbefinnande.