Skriv ett personligt brev som receptionist

Av Indeeds redaktionsteam

Publicerat 2 juni 2022

Indeeds redaktionsgrupp består av skickliga skribenter, researchers och ämnesexperter med olika bakgrund som använder Indeeds data för att vägleda dig och ge dig värdefulla karriärtips.

Att skriva ett personligt brev som receptionist är viktigt som komplement till ditt CV och din formella jobbansökan, om du planerar att söka arbete som receptionist. Många arbetsgivare och rekryterare använder det personliga brevet som underlag när de ska göra en bedömning av en jobbsökandes kvalifikationer, personlighet, noggrannhet och förmåga att kommunicera.

I den här artikeln får du veta vad ditt personliga brev som receptionist ska innehålla och hur du får det att sticka ut i mängden.

Personligt brev som receptionist – så skriver du

När du ska skriva ett personligt brev som receptionist är det viktigt att du får brevet att sticka ut i mängden så att du blir uppmärksammad av arbetsgivare eller rekryterare. Beroende på vilken typ av receptionistjobb du söker kommer du att ha ansvar för att svara i telefon och på mejl, sköta bokningar, hälsa gäster välkomna och checka in dem, eller hjälpa till med organisationens planering och interna verksamhet.

Som receptionist är du ofta den första person som gäster, kunder eller besökare kommer i kontakt med. Du blir med andra ord på många sätt företagets ansikte utåt och din personlighet och servicekänsla är således mycket viktig. Ditt personliga brev ska därför utstråla att du har rätt förmågor för dessa uppgifter, och en positiv personlighet som passar företaget och den aktuella tjänsten.

Som receptionist behöver du framför allt social kompetens och språkkunskaper.
Du ska kunna bemöta kunder, gäster och besökare, ofta från olika länder, som alla har individuella behov och förväntningar. Du måste också ha förmåga att hantera klagomål på ett bra sätt.

Personlig presentation i ditt personliga brev som receptionist

I ditt personliga brev som receptionist ska du försöka få fram att du har de kompetenser och förmågor som krävs. Förklara till exempel att du är serviceinriktad, lättlärd, ordningsam, lyhörd, språkkunnig och tycker om att jobba med alla slags människor. En välformulerad och personlig presentation i ditt personliga brev kan vara avgörande för dina chanser att få jobbet du söker.

Du skickar in det personliga brevet tillsammans med din formella jobbansökan och ditt CV. I jobbannonsen finns information om du ska skicka jobbansökan via mejl eller om det är ett fysiskt brev som gäller.

Du kan också göra en spontan jobbansökan som receptionist, det kan vara ett bra sätt för att ”få in foten” hos ett företag. Många arbetsgivare tar emot spontanansökningar och läser regelbundet igenom dem när de behöver ny arbetskraft. Om du ska söka jobb spontant är ditt personliga brev extra viktigt. Det är här du har möjlighet att presentera dig och vara personlig.

Inledningen på ditt personliga brev som receptionist

När du inleder ditt personliga brev sätter du tonen direkt och beskriver varför du söker jobbet som receptionist. Berätta redan i inledningen varför just du skulle passa för tjänsten och motivera detta med att beskriva dina kompetenser och erfarenheter. Om du söker ett utannonserat jobb ska du läsa igenom annonsen noga och se till att du skriver så att dina kompetenser möter det företaget efterfrågar. Håll inledningen kort men kärnfull.

Läs mer: Inledningen till ett personligt brev – så skriver du en övertygande och intressant inledning

Innehållet i ditt personliga brev som receptionist

Nästa stycke är huvuddelen i brevet och det som brukar kallas brödtext, det vill säga, det längsta avsnittet med mest innehåll. Det ska dock inte vara alltför långt, hela brevet ska rymmas på en A4-sida, så det gäller att få med det väsentliga och inte sväva ut alltför mycket. Ställ dig i mottagarens skor när du skriver och tänk på vad som är viktigt för arbetsgivaren att få veta om dig.

Beskriv dig själv som person

I brödtextens första del beskriver du dig själv som person, till exempel att du är utåtriktad, glad och ärlig, att du är ambitiös och drivs av att prestera och göra ett bra jobb. Förklara att du blir motiverad och glad av att få göra kunder nöjda och att du alltid strävar efter att leverera på topp, även när det är stressigt och mycket att göra.

Därefter beskriver du dina erfarenheter och hur din nya arbetsgivare kommer att kunna dra nytta av dessa. Ange även eventuella utbildningar och tidigare anställningar. För att bli personlig kan du också kortfattat berätta om fritidsintressen för att ge en bild av att du är aktiv, social och har mycket energi. I jobbet som receptionist är det viktiga egenskaper så det kan vara väl värt att nämna.

Lyft fram dina viktigaste kompetenser i ditt personliga brev som receptionist

Vi har alla olika egenskaper och erfarenheter som vi kan plocka fram och använda oss av i vårt arbetsliv och när vi söker jobb. När du skriver ditt personliga brev som receptionist är social kompetens, kommunikation och språkkunskaper generellt det allra viktigaste för en arbetsgivare. Använd den vetskapen när du ska lyfta fram dina personliga kompetenser och tänk på att göra det intressant och läsvärt för arbetsgivaren.

Om du kan formulera detta på ett attraktivt sätt kommer det med stor sannolikhet att väcka intresse och öka dina chanser. Berätta om dina viktigaste personliga egenskaper och arbetsrelaterade kompetenser och hur du har använt dem i tidigare anställningar, även om du inte har jobbat som just receptionist förut. Beskriv även hur du tror att din nya arbetsgivare kan få nytta av dina personliga erfarenheter. Se också till att få med dina viktigaste kompetenser i ditt CV.

Relaterad artikel: De 10 viktigaste kompetenserna i ett CV (med exempel)

Om du saknar erfarenhet som receptionist

Ifall det här är första gången du ska söka jobb som receptionist är det viktigt att du formulerar ditt personliga brev med självförtroende och en positiv känsla. Be inte om ursäkt för att du saknar arbetslivserfarenhet i yrket, framhåll istället andra erfarenheter som visar att du har driv och förmågor som skulle passa i jobbet som receptionist.

Lyft fram din personlighet och fokusera på din sociala kompetens och verbala förmåga. Förklara att du gillar att göra andra människor glada och nöjda och att du är bra på att kommunicera på både svenska och andra språk. Ta också med att du tycker om att ha ordning och reda och att du klarar av att göra många saker samtidigt, även när det är stressigt.

Läs mer: Hur skriver jag ett personligt brev utan erfarenhet?

Avsluta ditt personliga brev som receptionist på rätt sätt

Var noga med att avsluta ditt personliga brev på rätt sätt. I brevets korta avslutning bör du ge uttryck åt ditt uppriktiga intresse för jobbet och visa på självförtroende genom att förklara hur väl du skulle passa för tjänsten. Skriv också att du ser fram emot att få träffa arbetsgivaren personligen, då du gärna vill berätta mer om vad du tror dig kunna tillföra i engagemang och kompetens.

Beroende på om du söker ett jobb som receptionist på ett hotell, en juristbyrå, reklambyrå eller något annat företag som anställer receptionister, är konkurrensen olika hård. Som receptionist är du inte bara en stor tillgång i det dagliga arbetet på företaget, du har också goda karriärmöjligheter, både inom administration och i den bransch som företaget är verksamt i.

För att få den här typen av jobb krävs därför ett välskrivet personligt brev med en bra avslutning. Med en övertygande och personlig avslutning på ditt personliga brev som receptionist kan du göra ett gott intryck, skapa en positiv känsla för din person och dina meriter, och visa att du är rätt person för jobbet.

Exempel på personligt brev som receptionist

Här är ett exempel på hur innehållet i ditt personliga brev som receptionist kan se ut:

Hej!
Jag skriver eftersom jag är intresserad av den lediga tjänsten som receptionist på [företagets namn]. Jag är intresserad av den här tjänsten av två skäl. För det första, som ni kan se i min meritlista, har jag lång erfarenhet som receptionist på flera företag, senast i mitt nuvarande jobb på [företagets namn]. Jag har alltid fått goda vitsord och ett successivt utökat ansvar.

För det andra lockas jag till rollen som receptionist hos er på grund av de möjligheter till utveckling som jobbet innebär. Det jag har läst om er företagskultur på [företagets namn] visar att det finns stora möjligheter för motiverade medarbetare som jag. God organisationsförmåga och noggrannhet är en del av min natur och jag är angelägen om att få använda dessa färdigheter i nya och utmanande miljöer.

Jag hoppas att ni vill överväga mig som kandidat för tjänsten och ser fram emot att få berätta mer om mina erfarenheter och min motivation.
Vänliga hälsningar,
[ditt namn]

Läs mer: Så skriver du ett personligt brev

Exemplet som förekommer i artikeln anges endast som illustration. Det kan krävas ytterligare formatering för att uppnå önskad standard.

Utforska fler artiklar